Vereinsbuchhaltung, die den Kassier entlastet.

Ein Verein muss nach dem Vereinsgesetz über seine Finanzen Rechnung legen. Eine doppelte Buchführung ist erst Pflicht, wenn die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Jahren über einer Million Euro liegen (§ 22 VerG); ab drei Millionen Euro, oder bei im Publikum gesammelten Spenden von jeweils über einer Million Euro, kommt ein Abschlussprüfer dazu. Darunter genügt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht, die der Vorstand innerhalb von fünf Monaten nach Ende des Rechnungsjahres erstellt (§ 21 VerG). Das betrifft die meisten Vereine.

Vereinsbuddy ist auf diese Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgelegt. Die Software verwendet keinen Kontenrahmen und ist für Kassiere gedacht, die die Vereinsbuchhaltung ehrenamtlich führen. Die einzelnen Schritte eines Jahresabschlusses für kleine Vereine beschreibt die Jahresabschluss-Checkliste. Welche Aufgaben und Fristen auf den Kassier zukommen, fasst der Ratgeber Kassier im Verein zusammen.

Vereinsbuddy ist eine Software für die Buchhaltung von Vereinen in Österreich. Belege, Bankbuchungen und bisherige Listen werden per KI ausgelesen und zugeordnet, die Vorschläge lassen sich vor dem Speichern prüfen. Die wichtigsten Angaben:

Vergleiche mit anderen Vereinsprogrammen: Vereinsplaner, ClubDesk, easyVerein sowie die Übersicht aller Vergleiche.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stellt gegenüber, was im Vereinsjahr eingenommen und ausgegeben wurde. Gezählt wird, wenn das Geld tatsächlich fließt. In Vereinsbuddy musst du diese Rechnung nicht getrennt führen, sie entsteht aus den laufenden Buchungen: Bezahlte Rechnungen, erfasste Ausgaben und Mitgliedsbeiträge gehen automatisch in die EAR ein.

Die Zahlen sind damit während des ganzen Jahres aktuell. Die Übersicht zeigt Einnahmen, Ausgaben und Saldo pro Zeitraum. Auch das Kassabuch für die Barkasse wird in Vereinsbuddy geführt, eine zweite Liste ist dafür nicht nötig. Ob für ein Vereinsfest mit Bareinnahmen eine Registrierkasse nötig ist, erklärt der Artikel Vereinsfest ohne Registrierkasse.

Vereinsbuddy liest Belege für die Vereinsbuchhaltung per KI aus. Du fotografierst den Beleg mit dem Handy oder lädst ihn als PDF hoch, die KI erkennt Händler, Datum, Betrag und Umsatzsteuer. Du prüfst die Werte und bestätigst, danach ist die Buchung angelegt und der Beleg hängt an ihr.

Unterstützt werden Foto, Scan und PDF, auch iPhone-Fotos im HEIC-Format. Verarbeitet werden die Belege auf Servern in der EU. Details zur Funktion stehen auf der Seite Belege scannen; wie die Erkennung technisch funktioniert und wo ihre Grenzen liegen, beschreibt der Artikel Belege per KI erfassen.

Bankkonto, Barkasse und Sparbuch werden als Konten mit ihrem Anfangssaldo angelegt, danach wird der Saldo laufend fortgeschrieben. Ist das Vereinskonto über die Bankschnittstelle verbunden (ab Tarif Standard), kommen die Umsätze automatisch herein, und Vereinsbuddy schlägt für jede Zahlung den passenden offenen Posten vor. Sind alle Umsätze verbucht, entspricht der Kontostand in Vereinsbuddy dem Stand bei der Bank. Wie der Bankabgleich im Detail funktioniert (mit nur lesendem Zugriff), steht auf der eigenen Seite dazu. Lässt sich ein Konto bei der Erste Bank trotz funktionierendem Online-Banking nicht verbinden, fehlt eine einmalige Freischaltung durch die Bank: Anleitung zur Freischaltung.

Um auszuwerten, was ein Projekt oder eine Sektion gekostet und eingebracht hat, lassen sich Buchungen einer Kostenstelle zuordnen. Vereinsbuddy zeigt für jedes Projekt eine eigene Bilanz, etwa für das Sommerfest oder die Jugendabteilung.

Echte Mitgliedsbeiträge und der ideelle Vereinsbereich sind nicht umsatzsteuerbar. Umsatzsteuer wird erst relevant, wenn ein Verein wirtschaftlich tätig wird und über der Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro brutto im Jahr liegt. Wie diese Grenze wirkt und was hineinzählt, erklärt der Artikel zur Kleinunternehmerregelung im Verein. Wann ein Mitgliedsbeitrag nicht steuerbar ist und wann er als Entgelt gilt, beschreibt der Artikel Mitgliedsbeitrag und Steuer.

Buchungen werden in Vereinsbuddy einem der fünf Tätigkeitsbereiche zugeordnet (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, unentbehrlicher Hilfsbetrieb, entbehrlicher Hilfsbetrieb und wirtschaftlicher Betrieb). Unterstützt werden Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuer, Reverse Charge sowie der nicht steuerbare Umsatz einer Körperschaft öffentlichen Rechts (§ 2 Abs. 3 UStG, etwa bei einer Freiwilligen Feuerwehr). Ist der Verein umsatzsteuerpflichtig, fasst der USt-Bericht die Umsätze je Tätigkeitsbereich und Steuersatz zusammen. Die Abgrenzung der Bereiche beschreiben die Vereinsrichtlinien 2001 des Finanzministeriums. Was die fünf Bereiche steuerlich bedeuten, erklärt der Artikel Fünf Sphären, ein Verein.

Für den Jahresabschluss erstellt Vereinsbuddy die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Kontostände zum Stichtag aus den laufenden Buchungen, je Konto mit Anfangssaldo, Bewegungen und Endsaldo. Das ist die Grundlage für die Vermögensübersicht. Der Bericht trägt das Vereinslogo im Kopf. Das Jahresabschluss-ZIP enthält zusätzlich einen Ordner mit allen Belegen, damit die Rechnungsprüfer die Unterlagen am Computer durchsehen können. Wer ohne Software arbeitet, findet Vorlagen für Kassabuch, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Vermögensübersicht, Rechnungsprüfbericht und Spendenbestätigung.

Beim Umstieg von Excel oder einem anderen Programm lassen sich bisherige Buchungen importieren. Du lädst deinen Kontoauszug oder dein bisheriges Kassabuch als CSV- oder Excel-Datei hoch, und eine KI erkennt die Spalten. Das gilt auch für ein Kassabuch mit getrennten Spalten für Einnahmen und Ausgaben, eine Bankdatei mit Soll und Haben oder eine einzelne Betragsspalte mit Plus und Minus. Dabei bestimmt die KI auch die Richtung, also ob eine Zeile Einnahme oder Ausgabe ist.

Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau die Summen und markiert mögliche Doppelbuchungen gegen bereits erfasste Zeilen. So kannst du das Ergebnis mit deinem Kassabuch vergleichen. Nach deiner Bestätigung werden die Buchungen in einem Schritt angelegt. Der ganze Import lässt sich danach wieder rückgängig machen. Ein Umstieg ist damit auch mitten im Jahr möglich.

Mitglieder- und Kundenlisten lassen sich ebenfalls als CSV- oder Excel-Datei importieren. Eine KI schlägt die Spaltenzuordnung vor, doppelte Einträge werden übersprungen.