Funktionsüberblick
Alles, was dein Verein braucht - nichts, was er nicht braucht.
Vereinsbuddy führt die Buchhaltung als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und ist auf Kassiere ausgerichtet, die den Verein neben dem Beruf verwalten. Dazu gehören Rechnungen mit QR-Code, Belegerkennung per Foto, Zuordnungsvorschläge für Bankbuchungen und der Jahresabschluss als PDF.
Rechnungen, Belege, Konten - einfach einfach.
Der tägliche Papierkram, aber ohne das Papier. Vom ersten Beleg bis zum sauberen Konto-Saldo.
Rechnungen mit QR-Code
Das PDF wird automatisch erstellt und enthält einen QR-Code für Sofort-Zahlung. Der Empfänger scannt ihn in seiner Banking-App, die Überweisung trägt die Rechnungsnummer als Referenz. Die Rechnungsnummer vergibt Vereinsbuddy fortlaufend.
KI-Belegerkennung
Foto oder PDF hochladen: Die KI erkennt Händler, Datum, Bruttobetrag und Umsatzsteuer, auch bei mehrseitigen Belegen. Die Werte lassen sich vor dem Speichern prüfen.
Mehrere Konten & Umbuchungen
Girokonto, Kassa, Sparbuch und Spendenkonto, jeweils mit Anfangssaldo und eigenen Bewegungen. Umbuchungen zwischen den Konten zählen nicht als Einnahme oder Ausgabe, der Saldo lässt sich zu jedem Stichtag ausweisen.
Steuer-Modi und Jahresabschluss
Steuerregelung je Rechnung: Kleinunternehmer, mit Umsatzsteuer, Reverse Charge oder nicht steuerbar, mit einer Voreinstellung für den Verein. Der Jahresabschluss mit Kontoständen entsteht als PDF, auf Wunsch als ZIP mit allen Belegen, etwa für Rechnungsprüfer, Steuerberater und Generalversammlung. Umsatzsteuerpflichtige Vereine erstellen zusätzlich einen USt-Bericht.
Buchungsimport per KI
Für den Umstieg von Excel oder für Konten ohne Bankanbindung: Kontoauszug oder Kassabuch als CSV- oder Excel-Datei hochladen. Eine KI erkennt die Spalten samt Einnahme-Ausgabe-Richtung, eine Vorschau markiert mögliche Doppelbuchungen, und direkt nach dem Import lässt sich der ganze Lauf rückgängig machen. Mehr zum Buchungsimport.
Bankbuchungen, die sich selbst zuordnen.
Das Vereinskonto wird über die Bankschnittstelle mit reinem Lesezugriff verbunden, Überweisungen sind darüber nicht möglich. Vereinsbuddy ruft die Umsätze ab und schlägt für jede Bankbuchung eine Zuordnung vor.
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01
Konto verbinden
Die gängigen österreichischen Vereinskonten, etwa bei Raiffeisen, BAWAG, Erste oder Bank Austria. Manche Banken müssen den Zugriff für Vereinskonten erst freischalten. Die Freigabe gilt 180 Tage und lässt sich verlängern.
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02
Vorschlag prüfen
Zu jedem Vorschlag, etwa Mitgliedsbeitrag von Maria, Rechnung 0042 oder Spende vom Christkindlmarkt, zeigt Vereinsbuddy eine Begründung.
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03
Übernehmen
Beim Übernehmen wird eine offene Rechnung als bezahlt markiert, dem verbundenen Konto zugeordnet und mit der Bankbuchung verknüpft.
Vorschlag mit Begründung
Gebucht wird erst nach dem Übernehmen. Jeder Vorschlag zeigt, woran er erkannt wurde, etwa an Name, Verwendungszweck oder Betrag, und nennt einen Vertrauenswert in Prozent.
Splits & Sammelspenden
Deckt eine Überweisung zwei Beiträge ab oder ist sie eine Sammelspende vom Pfarrfest, lässt sich der Vorschlag von Hand anpassen. Das gilt auch für Aufteilungen, Umbuchungen und andere Sonderfälle.
Reiner Lesezugriff
Vereinsbuddy liest nur Umsätze und Salden. Überweisungen sind über die Schnittstelle technisch nicht möglich.
Beiträge, die sich selbst buchen und mahnen.
Beitragsarten werden angelegt und zugewiesen. Zu jeder erfassten Zahlung entstehen Rechnung und Buchung automatisch, Erinnerungen lassen sich per E-Mail verschicken.
Beitragsarten
Mitgliedsbeitrag, Aufnahmegebühr, Ausrüstung oder Trainingslager: Jede Beitragsart hat einen eigenen Standardbetrag und optional eine Kategorie und lässt sich wiederholt zuweisen.
Bulk-Zuweisung
Eine Beitragsart wie „Mitgliedsbeitrag 2026" lässt sich allen aktiven Mitgliedern auf einmal zuweisen, bei 84 Mitgliedern entstehen 84 offene Posten. Die Zuweisung geht auch pro Kategorie oder für einzelne Mitglieder.
Auto-Rechnung + Auto-Buchung
Beim Erfassen einer Zahlung erstellt Vereinsbuddy die Rechnung samt PDF und die Einnahme-Buchung auf dem gewählten Konto.
Offene Posten im Blick
Die Übersicht zeigt die noch nicht bezahlten Beiträge mit einem Fortschrittsring. Erinnerungen per E-Mail gehen direkt aus der Liste, manuell ab Standard, automatisch ab Pro.
Von der alten Excel-Liste zum sauberen System.
Suche, Filter und eine Karteikarte pro Mitglied - und der Import dauert keine fünf Minuten.
CSV- & XLSX-Import mit KI
Die bestehende Tabelle wird hochgeladen, die KI ordnet die Spalten zu und teilt auch eine kombinierte Namensspalte auf. Die Zuordnung lässt sich vor dem Import prüfen und ändern.
Kategorien & smarte Zuweisung
Kategorien wie Aktiv, Vorstand, Jugend oder Ehrenmitglied sind frei definierbar, mit Farbe und mehreren pro Mitglied. Zugewiesen wird von Hand, für mehrere Mitglieder auf einmal oder per Regel: Wer unter 18 ist, bekommt automatisch „Jugend", wer 25 Mitgliedsjahre erreicht, „Jubilar". Bedingungen gibt es für Alter, Mitgliedsjahre, Status oder Zusatzfelder, verknüpft mit UND/ODER. Neue und geänderte Mitglieder werden automatisch eingeordnet.
Zusatzfelder pro Verein
Für jedes Feld wird der Typ festgelegt: Textfeld, Zahl, Datum oder Auswahlliste. Felder wie Instrument, Dirndl-Größe, Eintrittsdatum oder Rückennummer legt jeder Verein selbst an. Zusatzfelder lassen sich auch in den Regeln der automatischen Kategorien verwenden.
Geburtstage & Jubiläen
Die Übersicht zeigt anstehende Geburtstage und Mitgliedschafts-Jubiläen. Dazu lässt sich eine vorformulierte Glückwunsch-Mail verschicken.
Ausgetretene Mitglieder
Ausgetretene Mitglieder bleiben mit ihrem Rechnungsverlauf erhalten. Mitglieder mit verbuchten Zahlungen werden beim Löschen nur auf „Ausgetreten" gesetzt, Mitglieder ohne Zahlungen werden vollständig gelöscht.
Aufnahmelinks
Neue Mitglieder tragen ihre Daten über einen Link selbst ein, mit Pflichtfeldern und DSGVO-Einwilligung.
Spenden erfassen, Bestätigung automatisch.
Für begünstigte Vereine: Geld-, Sach- und Sammelspenden werden dokumentiert, die Meldung an FinanzOnline ist vorbereitet.
Spendenverwaltung
Geldspende, Sachspende oder Sammelspende: Jede Spende bekommt eine eigene Spendennummer, Geld- und Sachspenden sind einem Spender mit Stammdaten zugeordnet. Für Geld- und Sammelspenden entsteht die Buchung auf dem gewählten Konto automatisch.
Spendenbestätigungen (BMF)
Begünstigte Vereine hinterlegen ihre BMF-Registriernummer, die Spendenbestätigung entsteht als PDF. Begünstigung und Registriernummer werden mit dem Stand zum Ausstellungszeitpunkt gespeichert.
FinanzOnline-Export
Alle meldbaren Spenden eines Jahres als CSV-Datei, mit Geburtsdatum und Einwilligung je Spender. Die Datei dient als Grundlage für die Meldung über FinanzOnline.
Spendenbericht
Jahresübersicht aller Spenden als PDF, aufgeschlüsselt nach Typ und Begünstigung, etwa für die Generalversammlung oder die eigene Ablage.
Einmal schreiben, an alle verschicken.
Rechnungen, Erinnerungen und Beitragsankündigungen gehen direkt aus Vereinsbuddy hinaus, mit PDF und QR-Code. Als Absender steht der Vereinsname, Antworten gehen an deine E-Mail-Adresse oder an eine eigene Antwortadresse des Vereins.
E-Mail-Versand mit Live-Vorschau
Die Rechnung hängt als PDF an, der QR-Code für Sofort-Zahlung steht in der Mail. Beim Schreiben zeigt eine Vorschau die fertige Mail, Bausteine wie Name, Betrag und Fälligkeit werden per Klick eingefügt. Versand einzeln oder gesammelt, mit Versandstatus je Empfänger.
Automatische Zahlungserinnerungen
Nach Ablauf der Frist verschickt Vereinsbuddy automatisch Zahlungserinnerungen. Abstand, Anzahl und Text sind einstellbar.
Glückwunsch-Mails
Zu Geburtstagen und Mitgliedschafts-Jubiläen gibt es einen vorformulierten Gruß, der sich vor dem Versand anpassen lässt.
Dein Verein in der Hosentasche.
Die App ist nativ für iOS und Android gebaut und läuft nicht als Website in einer WebView.
- Belege unterwegs per Kamera scannen
- Entsperren per Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck
- Mitglieder, Beiträge und Finanzen enthalten
Die leisen Dinge, die den Unterschied machen.
Was man erst merkt, wenn es fehlt. Sicherheit, Datenschutz und Support auf Deutsch.
EU-Hosting, kein Tracking
Datenbank in Frankfurt (Supabase), Backup in Helsinki (Hetzner). Belege und Dokumente in Falkenstein (Hetzner), Backup in Amsterdam (Backblaze). Alle Standorte liegen in der EU und sind geografisch verteilt. Google Analytics, Facebook-Pixel und Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt. Für die Produktverbesserung nutzen wir PostHog mit EU-Hosting und datenschutzfreundlichen Voreinstellungen, im Session-Replay sind alle Formular-Eingaben verpixelt.
Vereins-Dokumente im Ordnerbaum
Statuten, Protokolle und Verträge werden in Ordnern abgelegt und sind durchsuchbar. Vorschau und Download funktionieren im Browser und in der App.
Google- & Apple-Login
Anmeldung mit einem bestehenden Google- oder Apple-Konto oder per E-Mail und Passwort. Beim Wechsel der E-Mail-Adresse wird die neue Adresse bestätigt und die alte benachrichtigt.
Support auf Deutsch, Made in Austria
Beim ersten Login gibt es eine geführte Tour und eine Checkliste für die Einrichtung. Support-Anfragen werden aus Wien beantwortet, Pro-Kunden bevorzugt, Individuell-Kunden mit fester Reaktionszeit.
Die meisten Funktionen sind in allen Plänen enthalten.
Bankabgleich, E-Mail-Versand und Geburtstage gibt es ab Standard, automatische Zahlungserinnerungen und priorisierten Support ab Pro. Limits für Mitglieder, Benutzer, Speicher und Bankkonten staffeln sich pro Plan.