01
Beitragsarten einmal anlegen
Eine Beitragsart, etwa der Jahresbeitrag, ein ermäßigter Beitrag für Jugend und Familie oder ein einmaliger Beitrag, wird einmal mit Namen und Standardbetrag angelegt und danach den Mitgliedern zugewiesen. Woher die Beitragshöhe kommt und was in die Beitragsordnung gehört, beschreibt der Artikel Mitgliedsbeiträge einheben.
02
Einem oder allen auf einmal zuweisen
Eine Beitragsart lässt sich einem einzelnen Mitglied oder in einem Schritt einer ganzen Kategorie zuweisen, zum Beispiel allen aktiven Mitgliedern den Jahresbeitrag und der Jugend den ermäßigten Beitrag. Mitglieder müssen dafür nicht einzeln ausgewählt werden.
Jede Vorschreibung ist eine Forderung mit Betrag, Zweck und Fälligkeit. Darauf bauen Zahlungserinnerungen und Mahnungen auf.
03
Einheben mit QR-Code
In Vereinsbuddy werden Beiträge per Überweisung mit QR-Code bezahlt. Das Mitglied erhält die Vorschreibung ab Standard per E-Mail, scannt den QR-Code mit der Banking-App und überweist den Betrag. Ein Mandat ist dafür nicht nötig, und die Kontonummer muss nicht abgetippt werden. Ist die IBAN des Vereins hinterlegt, enthält die Beitragsmail den QR-Code standardmäßig.
04
Der Zahlungseingang bucht sich selbst
Ist das Vereinskonto über die Bankschnittstelle verbunden (ab Standard), erkennt Vereinsbuddy eingehende Beitragszahlungen und schlägt die Zuordnung zum offenen Posten des Mitglieds vor. Bestätigt der Kassier den Vorschlag, entstehen Rechnung und Buchung automatisch, und der Beitrag gilt als bezahlt.
05
Erinnern, mahnen, Sammel-Mail
Vereinsbuddy zeigt die offenen Posten pro Mitglied. Zahlungserinnerungen lassen sich ab Standard per E-Mail verschicken, im Tarif Pro auch automatisch, wenn ein Beitrag überfällig ist. Hat ein Mitglied mehrere offene Beiträge, fasst eine Sammel-Beitragsmail sie mit der Summe in einer Nachricht zusammen.
- Offene Posten pro Mitglied und für den ganzen Verein
- Automatische Erinnerung bei Überfälligkeit im Tarif Pro, Abstände und Anzahl einstellbar
- Eine Sammel-Mail pro Mitglied für alle offenen Beiträge
06
Und die SEPA-Lastschrift?
Manche Vereine ziehen Beiträge per SEPA-Lastschrift selbst vom Konto des Mitglieds ein. Den Einzug wickelt die Hausbank des Vereins ab, Vereinsbuddy bietet ihn nicht an. Der Verein braucht dafür eine Creditor-ID und von jedem Mitglied ein unterschriebenes Mandat.
Hinweis
Vereinsbuddy zieht kein Geld ein. Beiträge werden per E-Mail mit QR-Code vorgeschrieben und vom Mitglied überwiesen, den Zahlungseingang ordnet der Bankabgleich zu. Dafür sind keine Mandate nötig, Rücklastschriften fallen weg, und das Mitglied löst die Zahlung selbst aus.
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Häufige Fragen
Wie heben wir die Beiträge ein?
Der Verein weist den Beitrag zu und schickt dem Mitglied ab Standard eine E-Mail mit QR-Code. Das Mitglied scannt den Code mit der Banking-App und überweist den Betrag. Ist das Vereinskonto verbunden, schlägt Vereinsbuddy beim Zahlungseingang die Zuordnung zum offenen Beitrag vor, der Kassier bestätigt sie.
Können wir automatisch an offene Beiträge erinnern?
Ja, im Tarif Pro verschickt Vereinsbuddy Zahlungserinnerungen automatisch, wenn ein Beitrag überfällig ist. Die offenen Posten zeigt Vereinsbuddy pro Mitglied an. Eine Sammel-Beitragsmail (ab Standard) fasst alle offenen Beiträge eines Mitglieds in einer Nachricht zusammen.
Geht auch SEPA-Lastschrift?
Nein. Die SEPA-Lastschrift, bei der der Verein den Beitrag selbst einzieht, läuft über die Hausbank und braucht eine Creditor-ID und unterschriebene Mandate. In Vereinsbuddy zahlt das Mitglied per Überweisung mit QR-Code, Mandate sind dafür nicht nötig. Der Zahlungseingang lässt sich ab Standard über den Bankabgleich zuordnen.
Was passiert, wenn ein Mitglied nicht zahlt?
Zuerst folgt eine Zahlungserinnerung, bei Bedarf eine förmliche Mahnung mit neuer Frist. Bereits fällig gewordene Beiträge bleiben geschuldet, auch wenn ein Mitglied austritt. Mehr dazu im Artikel Mitgliedsbeiträge einheben.
Beitragsverwaltung
Lass die Beiträge sich selbst einheben.
Vorschreiben, versenden, zuordnen lassen. 14 Tage kostenlos, E-Mail-Versand und Bankabgleich ab Standard.