Mitgliederverwaltung, die mitdenkt.

Zu jedem Mitglied gehören Name, Geburtstag, Kontaktdaten, Adresse sowie Eintritts- und Austrittsdatum. Der Status zeigt, ob ein Mitglied aktiv, ruhend oder ausgetreten ist. Suche und Filter grenzen die Liste auf die gewünschte Gruppe ein.

Da Beiträge und Buchhaltung in derselben Software geführt werden, zeigt das Mitgliedsprofil auch offene Beiträge und bisherige Zahlungen.

Eine bestehende Mitgliederliste wird als Excel- oder CSV-Datei hochgeladen. Vereinsbuddy erkennt die Spalten automatisch und schlägt vor, welche Spalte Vorname, Nachname, Geburtsdatum oder Adresse enthält. Die Zuordnung lässt sich vor dem Import prüfen und ändern.

Stehen der ganze Name oder die komplette Adresse in einer Zelle, teilt Vereinsbuddy den Inhalt beim Import auf die einzelnen Felder auf.

Mitglieder lassen sich in farbige Kategorien gruppieren, zum Beispiel aktiv, Jugend, Vorstand oder Ehrenmitglied. Eine Kategorie wird einem einzelnen Mitglied oder mehreren Mitgliedern auf einmal zugewiesen.

Smart-Kategorien werden über Regeln zugewiesen, zum Beispiel „Jugend“ für alle unter 18. Ändert sich das Alter oder kommt ein passendes Mitglied dazu, passt Vereinsbuddy die Zuordnung an.

Neben den Stammdaten lassen sich eigene Felder anlegen, als Text, Zahl, Ja/Nein, Datum oder Auswahlliste. Beispiele sind Instrument und Register im Musikverein, die Trikotgröße im Sportverein oder der Ausbildungsstand in der Feuerwehr. Die Zusatzfelder stehen im Mitgliedsprofil und lassen sich beim Import mitbefüllen.

Über einen Aufnahmelink tragen neue Mitglieder ihre Daten selbst ein, auch in die eigenen Zusatzfelder des Vereins, und stimmen der Datenverarbeitung zu. Der Datensatz wird direkt in der Mitgliederverwaltung angelegt. Ein Link lässt sich zeitlich begrenzen und als einmalig oder mehrfach nutzbarer Link anlegen.

Vereinsbuddy zeigt anstehende Geburtstage und Mitgliedsjubiläen an und bietet vorformulierte Glückwunsch-Mails (E-Mail-Versand ab Standard). Die Mitgliederdaten liegen auf Servern in der EU.

Die Mitgliederliste lässt sich auf eine Kalenderansicht umschalten. Sie zeigt das Jahr in zwölf Monatskarten mit allen Geburtstagen und Jubiläen, die Jubiläen jeweils oben und mit der erreichten Stufe, etwa wer heuer 60 wird oder seit 25 Jahren Mitglied ist. In der Ansicht lässt sich durch die Jahre blättern, gratulieren und die Aufstellung als Tabelle herunterladen, zum Beispiel für die Ehrungen bei der Jahreshauptversammlung.