Die Vereinsverwaltung aus Österreich.

Viele Vereine verwalten ihre Mitglieder in einer Excel-Liste, die Beiträge in einer zweiten, die Belege in einem Ordner und die Bankbewegungen im Online-Banking. Für den Jahresabschluss werden diese Daten dann zusammengeführt. Vereinsbuddy fasst Mitgliederverwaltung, Vereinsbuchhaltung, Beitragswesen und Spenden in einer Plattform zusammen, die Bereiche sind miteinander verknüpft. Der Jahresabschluss entsteht aus den laufenden Buchungen.

Die Software ist für die Praxis österreichischer Vereine entwickelt und berücksichtigt die hier geltenden Tätigkeitsbereiche, Steuerregeln und Meldepflichten. Sie ist auf die Aufgaben eines Vereinskassiers ausgelegt.

Vereinsbuddy ist eine Vereinssoftware aus Österreich für Mitgliederverwaltung, Beiträge und Buchhaltung. Belege, Bankbuchungen und bisherige Listen werden per KI ausgelesen und zugeordnet, die Vorschläge lassen sich vor dem Speichern prüfen. Die wichtigsten Angaben:

Vergleiche mit anderen Vereinsprogrammen: Vereinsplaner, ClubDesk, easyVerein sowie die Übersicht aller Vergleiche.

Die Mitgliederverwaltung umfasst Stammdaten, Eintritts- und Austrittsdatum, Kategorien und eigene Zusatzfelder. Bestehende Listen lassen sich aus Excel oder CSV importieren, die Spalten werden dabei automatisch erkannt und zugeordnet.

• Mitglieder in farbige Kategorien gruppieren (aktiv, Jugend, Vorstand, Ehrenmitglied)
• Geburtstage und Mitgliedsjubiläen im Jahreskalender, mit vorbereiteten Glückwunsch-Mails (ab Tarif Standard)
• Aufnahmelinks: neue Mitglieder tragen sich selbst ein und geben dabei die DSGVO-Einwilligung ab
• Daten auf Servern in der EU

Import, Kategorien und Zusatzfelder im Detail: die Seite zur Mitgliederverwaltung.

Die Vereinsbuchhaltung ist der Schwerpunkt von Vereinsbuddy. Sie wird als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geführt, wie sie die meisten Vereine in Österreich nach §21 Vereinsgesetz brauchen. Rechnungen, Ausgaben und Konten sind miteinander verknüpft, und der Kontostand stimmt mit dem Stand bei der Bank überein.

Rechnungen und Belege

Rechnungen werden als PDF mit QR-Code für die Sofort-Zahlung erstellt. Belege werden abfotografiert oder als PDF hochgeladen, eine KI erkennt Händler, Datum, Betrag und Umsatzsteuer, und die Werte lassen sich vor dem Speichern prüfen.

Bankabgleich

Das Vereinskonto lässt sich über eine Bankschnittstelle verbinden (ab Tarif Standard). Für eingehende Zahlungen schlägt Vereinsbuddy die passende offene Rechnung oder den passenden Beitrag vor, der Kassier bestätigt die Zuordnung.

Umsatzsteuer und Tätigkeitsbereiche

Vereinsbuddy unterstützt die Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuer, Reverse Charge und den nicht steuerbaren Umsatz einer Körperschaft öffentlichen Rechts (etwa einer Freiwilligen Feuerwehr). Buchungen werden den fünf Tätigkeitsbereichen zugeordnet (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, unentbehrlicher Hilfsbetrieb, entbehrlicher Hilfsbetrieb und wirtschaftlicher Betrieb). Der USt-Bericht fasst die Umsätze je Tätigkeitsbereich und Steuersatz zusammen, als PDF oder CSV.

Beitragsarten werden einmal angelegt und dann einzeln oder allen Mitgliedern auf einmal zugewiesen. Sobald ein Beitrag bezahlt wird, entstehen Rechnung und Buchung automatisch.

• Übersicht der offenen Posten pro Mitglied
• Beitragsrechnungen als PDF mit QR-Code per E-Mail versenden (ab Tarif Standard)
• Automatische Zahlungserinnerungen, wenn ein Beitrag überfällig wird (Tarif Pro)
• Eine Sammel-Beitragsmail fasst alle offenen Beiträge eines Mitglieds zusammen

Details zum Vorschreiben und Einheben: die Seite zu den Mitgliedsbeiträgen.

Für den Jahresabschluss erstellt Vereinsbuddy die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Kontostände zum Stichtag aus den laufenden Buchungen, je Konto mit Anfangssaldo, Bewegungen und Endsaldo. Das ist die Grundlage für die Vermögensübersicht. Das Jahresabschluss-ZIP enthält zusätzlich einen Ordner mit allen Belegen, damit die Rechnungsprüfer die Unterlagen am Computer durchsehen können.

Die einzelnen Schritte eines Jahresabschlusses für kleine Vereine, von der EAR über die Vermögensübersicht bis zur Rechnungsprüfung, beschreibt die Jahresabschluss-Checkliste.

Für spendenbegünstigte Vereine erstellt Vereinsbuddy die Spendenbestätigungen automatisch und bereitet die Meldung an das Finanzamt über FinanzOnline vor. Geld-, Sach-, Sammel- und Dienstleistungsspenden werden getrennt erfasst, und der Status der Spendenbegünstigung wird zum Ausstellungszeitpunkt festgehalten. Seit der Gemeinnützigkeitsreform 2024 betrifft das deutlich mehr Vereine, auch aus Sport, Kunst und Kultur.

Viele Buchhaltungsprogramme kommen aus Deutschland und arbeiten nach deutschen Regeln. Vereinsbuddy wird in Wien entwickelt und ist auf Österreich ausgelegt: Tätigkeitsbereiche nach den Vereinsrichtlinien, Kleinunternehmergrenze, FinanzOnline-Meldung für Spenden, ZVR-Nummer und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach Vereinsgesetz. Die Daten liegen auf Servern in der EU.