Kassier im Verein - was auf dich zukommt.

Das Vereinsgesetz kennt keinen Kassier. Es verlangt vom Leitungsorgan, meist dem Vorstand, ein Rechnungswesen, das den Anforderungen des Vereins entspricht, insbesondere die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben (§ 21 Abs. 1 VerG). Innerhalb des Vorstands dürfen die Aufgaben aufgeteilt werden (§ 5 Abs. 3 VerG). Die Musterstatuten des Innenministeriums sehen dafür einen Kassier und einen Stellvertreter vor und beschreiben die Rolle in einem Satz: Der Kassier ist für die ordnungsgemäße Geldgebarung des Vereins verantwortlich.

In der Praxis gehören dazu:

• Zahlungsverkehr: Rechnungen bezahlen, Zahlungseingänge prüfen, das Vereinskonto im Blick behalten.
• Kassa: Bareinnahmen und Barausgaben laufend aufzeichnen und die Kassa regelmäßig zählen.
• Belege: zu jeder Buchung einen Beleg sammeln, nummerieren und geordnet ablegen.
• Mitgliedsbeiträge: vorschreiben, Zahlungen zuordnen und an offene Beiträge erinnern.
• Jahresabschluss: die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht erstellen und den Rechnungsprüfern vorlegen.
• Spenden und Steuern: bei spendenbegünstigten Vereinen die Spendenmeldung, bei steuerpflichtigen Tätigkeiten die Unterlagen für die Steuererklärungen.

Die Fristen hängen am Rechnungsjahr. Die Tabelle geht von einem Rechnungsjahr aus, das dem Kalenderjahr entspricht.

Ob ein Verein Steuererklärungen abgeben muss, hängt davon ab, in welchen Sphären er tätig ist. Mehr dazu in den Artikeln Fünf Sphären, ein Verein und zur Kleinunternehmerregelung sowie in der Jahresabschluss-Checkliste.

Wer über das Vereinskonto verfügen darf, ergibt sich aus den Statuten und aus der Zeichnungsberechtigung bei der Bank. Nach den Musterstatuten des Innenministeriums brauchen schriftliche Ausfertigungen in Geldangelegenheiten die Unterschriften von Obmann und Kassier. Ob sich das im Online-Banking als zweite Freigabe abbilden lässt, hängt von der Bank ab.

Zwei Regeln schützen dabei auch den Kassier selbst:

• Insichgeschäfte: Schließt ein organschaftlicher Vertreter im eigenen Namen oder für einen anderen ein Geschäft mit dem Verein, braucht es die Zustimmung eines anderen, zur Vertretung oder Geschäftsführung befugten Organwalters (§ 6 Abs. 4 VerG). Das betrifft etwa einen Auftrag an die eigene Firma.
• Beschlüsse: Beruht eine Handlung auf einem gesetzmäßigen und ordnungsgemäß zustande gekommenen Beschluss des zuständigen Organs, entfällt die Ersatzpflicht gegenüber dem Verein, außer das Organ wurde irregeführt (§ 24 Abs. 3 VerG). Größere Ausgaben lässt der Kassier deshalb vom Vorstand beschließen und im Protokoll festhalten.

Für Schulden des Vereins haftet der Verein mit seinem Vermögen. Organwalter und Mitglieder haften persönlich nur, wenn sich das aus anderen gesetzlichen Vorschriften oder einer persönlichen Verpflichtung ergibt, etwa einer Bürgschaft (§ 23 VerG).

Dem Verein gegenüber haftet ein Vorstandsmitglied, wenn es seine Pflichten ohne die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Organwalters verletzt und dadurch ein Schaden entsteht. Wer unentgeltlich tätig ist, haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, sofern nichts anderes vereinbart oder in den Statuten festgelegt ist (§ 24 Abs. 1 VerG). Als Beispiele nennt das Gesetz unter anderem die zweckwidrige Verwendung von Vereinsvermögen und das Missachten der Pflichten im Finanz- und Rechnungswesen (§ 24 Abs. 2 VerG).

Für Abgaben gilt eine eigene Regel: Die zur Vertretung berufenen Personen erfüllen die steuerlichen Pflichten des Vereins und sorgen dafür, dass Abgaben aus den verwalteten Mitteln bezahlt werden (§ 80 BAO). Können Abgaben wegen einer schuldhaften Pflichtverletzung nicht eingebracht werden, haften diese Vertreter neben dem Verein (§ 9 BAO). Ob das den Kassier betrifft, hängt davon ab, ob er laut Statuten zur Vertretung berufen ist.

Ein Kassierwechsel fällt meist mit der Generalversammlung zusammen. Zur Übergabe gehören:

1. Kassasturz mit Protokoll: die Kassa gemeinsam zählen, Betrag und Datum festhalten, beide unterschreiben.
2. Kontostände zum Übergabetag: Kontoauszüge aller Vereinskonten und Sparbücher.
3. Zeichnungsberechtigung bei der Bank: die alte Berechtigung löschen und die neue eintragen lassen. Welche Unterlagen die Bank dafür verlangt, am besten vorab erfragen, oft sind es das Wahlprotokoll und ein aktueller Vereinsregisterauszug.
4. Zugänge: Online-Banking, Vereinssoftware, FinanzOnline für die Spendenmeldung und gemeinsame Postfächer.
5. Unterlagen: Aufzeichnungen und Belege der letzten sieben Jahre, Verträge, Förderzusagen und Daueraufträge.
6. Offene Posten: unbezahlte Rechnungen, offene Mitgliedsbeiträge und zugesagte, aber noch nicht ausbezahlte Förderungen.
7. Meldung an die Vereinsbehörde: Gehört der Kassier laut Statuten zu den organschaftlichen Vertretern, gibt der Verein den neuen Kassier binnen vier Wochen nach der Bestellung bekannt (§ 14 Abs. 2 VerG).

Wer mit Excel oder auf Papier arbeitet, findet kostenlose Vorlagen für Kassabuch, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Vermögensübersicht, Rechnungsprüfbericht und Spendenbestätigung, dazu einen Kassabericht für die Generalversammlung und Vorlagen für Rechnungen, Beitragsvorschreibungen und Mahnungen.

In Vereinsbuddy führt der Kassier Kassa und Bankkonten als eigene Konten, fotografiert Belege mit dem Handy und prüft die Werte, die eine KI daraus ausliest. Ist das Vereinskonto verbunden (ab Tarif Standard), schlägt Vereinsbuddy für Zahlungseingänge die Zuordnung zu offenen Beiträgen oder Rechnungen vor. Für den Jahresabschluss entstehen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Kontostände zum Stichtag als PDF, dazu ein ZIP mit allen Belegen für die Rechnungsprüfer. Weitere Vorstandsmitglieder lassen sich mit eigenem Zugang einladen.