Rechnungen mit QR-Code, in Sekunden.

Für eine Rechnung wählst du den Empfänger und trägst die Positionen ein. Vereinsbuddy erzeugt daraus ein PDF mit Vereinslogo und Vereinsdaten und vergibt die Rechnungsnummer fortlaufend. Rechnungen an Mitglieder über Beiträge entstehen automatisch, sobald eine Beitragszahlung erfasst wird.

Für wiederkehrende Rechnungen, etwa Sponsorenverträge mit demselben Fußtext, die interne Verrechnung an eine Sektion oder ein Inserat in der Vereinszeitung, legst du eine Vorlage an. Sie enthält Fußtext, Einleitung, Zahlungsziel, Sprache, Steuerregelung, Tätigkeitsbereich, Projekt, Kategorie, einen eventuellen Rabatt und die Positionen, die beim Auswählen der Vorlage in die Rechnung übernommen werden. Eine Vorlage lässt sich auch aus einer bestehenden Rechnung erstellen, über „Als Vorlage speichern". Die Positionen einer Vorlage tippst du frei oder holst sie aus dem Artikel-Katalog.

Eine Vorlage bereitet eine ganze Rechnung vor, der Artikel-Katalog einzelne Positionen. Dort wird hinterlegt, was der Verein regelmäßig verrechnet, jeweils mit Bezeichnung, Einheit und Preis:

Beim Schreiben einer Rechnung übernimmst du einen Artikel als Position, samt Einheit und Preis. Eine neu getippte Position lässt sich dort auch direkt als Artikel speichern. Ändert sich ein Preis, wird er im Katalog angepasst, bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert.

Nicht mehr angebotene Leistungen lassen sich auf inaktiv setzen. Sie erscheinen dann nicht mehr in der Auswahl, bestehende Rechnungen bleiben unverändert.

Ist die IBAN des Vereins hinterlegt, steht auf jeder Rechnung ein QR-Code. Der Empfänger scannt ihn mit der Banking-App, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck sind damit ausgefüllt. Kontonummer und Rechnungsnummer müssen nicht abgetippt werden.

Die Rechnung lässt sich als PDF auf Deutsch oder Englisch erzeugen, zum Beispiel für einen Sponsor, einen Partnerverein oder einen Rechnungsempfänger im Ausland. Die Sprache wird pro Rechnung gewählt.

Ein Rabatt lässt sich als Prozentsatz oder fester Betrag abziehen und wird vor der Umsatzsteuer gerechnet. Als Steuerregelung stehen die Fälle zur Auswahl, die im Verein vorkommen: Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer, Rechnungen mit Umsatzsteuer, Reverse Charge und der nicht steuerbare Umsatz einer Körperschaft öffentlichen Rechts nach § 2 Abs. 3 UStG, etwa bei der Einsatzverrechnung einer Freiwilligen Feuerwehr. Vereinsbuddy druckt den passenden Steuerhinweis auf die Rechnung und berechnet die Umsatzsteuer.

Wann für einen Verein Umsatzsteuer anfällt, erklärt der Artikel zur Kleinunternehmerregelung im Verein, die Regeln für Feuerwehren der Artikel Freiwillige Feuerwehr und Umsatzsteuer.

Ab Standard wird die fertige Rechnung direkt aus Vereinsbuddy per E-Mail verschickt, mit dem PDF im Anhang. Bleibt die Zahlung aus, verschickt Vereinsbuddy im Tarif Pro auf Wunsch automatisch eine Zahlungserinnerung, wenn die Rechnung überfällig ist.

Wer mit der Post schickt, muss dafür nichts einstellen: Rechnung und Spendenbestätigung sind auf das Fensterkuvert gebaut. Das Anschriftfeld sitzt nach DIN 5008 an einer festen Stelle, zwei Falzmarken am linken Rand zeigen, wo gefaltet wird, und im DIN-lang-Kuvert steht die Anschrift im Fenster. Wichtig ist nur, in Originalgröße zu drucken: „An Papierformat anpassen" verkleinert das Blatt um rund vier Prozent, und dann wandern die Marken mit.