Vereinssoftware für den Musikverein.

Vereinsbuddy ist eine Vereinssoftware aus Österreich für Buchhaltung, Mitgliederverwaltung und Beiträge. Bei der Registrierung als Musikverein schlägt Vereinsbuddy passende Kategorien vor, zum Beispiel Noten, Instrumente, AKM-Gebühren und Ausrückungsentgelt. Gesang- und Chorvereine erhalten dieselben Vorschläge.

Belege liest eine KI aus, Bankbuchungen ordnet sie Rechnungen und Beiträgen zu (ab Standard), und bisherige Excel-Listen übernimmt sie mit automatischer Spaltenerkennung. Die Vorschläge der KI werden vor dem Speichern angezeigt und lassen sich ändern.

Seiten für andere Vereinsarten: Sportvereine und Freiwillige Feuerwehren.

Typische Ausgaben eines Musikvereins sind Noten, Instrumente und Reparaturen, Tracht, Probelokal und AKM-Gebühren für Konzerte. Einnahmen kommen aus Mitgliedsbeiträgen, Ausrückungen, Konzerten, Förderungen und Festen.

• Projekte: Konzert, Zeltfest oder Musikreise bekommen ein eigenes Projekt. Die Projekt-Bilanz zeigt Einnahmen und Ausgaben, auch über den Jahreswechsel hinaus.
• Barkassa: Das Kassabuch läuft getrennt vom Bankkonto. Umbuchungen zwischen Kassa und Konto zählen nicht als Einnahme oder Ausgabe.
• Tätigkeitsbereiche: Umsatzsteuerpflichtige Vereine ordnen Buchungen einem der fünf Tätigkeitsbereiche zu, vom ideellen Bereich bis zum wirtschaftlichen Betrieb. Der USt-Bericht weist die Bereiche getrennt aus.
• Jahresabschluss: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kontostände zum Stichtag als PDF, dazu ein ZIP mit allen Belegen für die Rechnungsprüfer.

Details: Vereinsbuchhaltung und Checkliste zum Jahresabschluss.

Mitgliederlisten lassen sich aus Excel importieren. Zusatzfelder speichern Angaben wie Instrument, Register oder Leihinstrument.

• Smart-Kategorien: Kategorien lassen sich über Regeln zuweisen, zum Beispiel „Jugend“ für alle unter 18 oder „Holzregister“ für alle mit Klarinette, Flöte oder Saxophon als Instrument. Ändern sich Alter oder Instrument, passt sich die Zuordnung an.
• Beiträge: Eine Beitragsart, etwa für unterstützende Mitglieder, lässt sich einer ganzen Kategorie zuweisen. Die Rechnungen enthalten einen QR-Code für die Überweisung, der Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge zu (ab Standard).
• Aufnahmelinks: Neue Mitglieder tragen ihre Daten über einen Link selbst ein und stimmen dabei der Datenverarbeitung zu.
• Jubiläen: Die Kalenderansicht zeigt Geburtstage und Mitgliedsjubiläen des Jahres mit der jeweiligen Jubiläumsstufe (ab Standard).

Details: Mitgliederverwaltung und Mitgliedsbeiträge.

Lukas Kemetinger, der Entwickler von Vereinsbuddy, hat für den Salzburger Blasmusikverband den MusiBuddy entwickelt. Der KI-Chatbot ist seit Oktober 2025 auf der Website des Verbands im Einsatz und beantwortet Fragen von Vereinen, Funktionären und Musikanten.

Mehr dazu in der Fallstudie und auf der Seite Über Vereinsbuddy.

• Terminplanung und Mitglieder-App: Für Proben und Ausrückungen gibt es eigene Programme, die sich parallel nutzen lassen, siehe Vergleiche.
• Noten- und Instrumentenverwaltung: Leihinstrumente lassen sich über ein Zusatzfeld beim Mitglied erfassen.
• SEPA-Lastschrifteinzug: Beiträge werden per Rechnung mit QR-Code und Überweisung bezahlt.
• Doppelte Buchführung: Sie ist für Vereine erst Pflicht, wenn die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Jahren über einer Million Euro liegen (§ 22 Vereinsgesetz).