01
Das Vereinskonto sicher verbinden
Die Verbindung läuft über die PSD2-Schnittstelle, die Banken bereitstellen müssen. Du bestätigst den Zugang mit deinen Bank-Zugangsdaten bei der Bank, Vereinsbuddy sieht diese Zugangsdaten nicht. Vereinsbuddy erhält ausschließlich lesenden Zugriff auf die Umsätze, die Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert.
02
Umsätze kommen von selbst herein
Ist das Konto verbunden, werden die Umsätze bis zu viermal am Tag automatisch abgerufen. Ein Export aus dem Online-Banking ist dafür nicht nötig. Mit den Umsätzen wird der Kontostand laut Bank abgerufen, noch nicht verbuchte Beträge zeigt Vereinsbuddy als Differenz an.
Beim Verbinden legst du je Konto fest, ab welchem Datum Umsätze übernommen werden, etwa ab dem Beginn eures Geschäftsjahres. So landen beim Einstieg mitten im Jahr nicht die Monate davor im Zuordnen.
03
Die KI ordnet jede Zahlung zu
Eine KI prüft jede Bankbuchung und schlägt eine Zuordnung vor: zu einer offenen Rechnung, zu einem fälligen Mitgliedsbeitrag oder als Ausgabe. Zu jedem Vorschlag gibt es eine kurze Begründung, warum die Zahlung zu diesem Posten passt.
Bei Mitgliedsbeiträgen wird der offene Posten als bezahlt markiert, sobald der Vorschlag zur Überweisung des Mitglieds übernommen wird.
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Prüfen, übernehmen, Beleg dran
Du gehst die Vorschläge durch, übernimmst sie einzeln oder gesammelt und passt Vorschläge an, die nicht stimmen. An eine Ausgabe lässt sich beim Übernehmen ein Beleg als Foto oder PDF anhängen. Ausgelesen werden Belege über die Belegerkennung beim Anlegen einer Buchung.
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Rein lesend - und ein Weg ohne Schnittstelle
Vereinsbuddy bewegt kein Geld. Der Zugriff ist rein lesend: Umsätze lassen sich ansehen und zuordnen, Überweisungen, Einzüge oder andere Zahlungen lassen sich darüber nicht auslösen. Die Kontrolle über das Vereinskonto bleibt bei euch.
Ohne Schnittstelle: Import per Datei
Nicht jede Bank bietet die Schnittstelle gleich gut an, und Buchungen aus einer bisherigen Excel-Liste lassen sich darüber nicht übernehmen. Dafür gibt es den Buchungsimport: Du lädst den Kontoauszug als Datei hoch, die KI erkennt die Spalten. Beide Wege bringen dieselben Buchungen in die Buchhaltung.
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Häufige Fragen
Ist die Bankanbindung sicher?
Ja. Die Verbindung läuft über die PSD2-Schnittstelle deiner Bank. Du bestätigst den Zugang mit deinen Bank-Zugangsdaten bei der Bank, Vereinsbuddy bekommt ausschließlich lesenden Zugriff auf die Umsätze. Die Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert.
Zieht Vereinsbuddy Geld von unserem Konto ein?
Nein. Der Zugriff ist rein lesend. Vereinsbuddy liest die Umsätze, um sie offenen Posten zuzuordnen, kann aber kein Geld überweisen, einziehen oder eine Zahlung auslösen. Die Kontrolle über das Konto bleibt bei euch.
Welche Banken werden unterstützt?
Die Anbindung nutzt die standardisierte PSD2-Schnittstelle, die Banken in Österreich und der EU bereitstellen müssen. Die gängigen österreichischen Vereinskonten lassen sich damit verbinden. Ist deine Bank nicht dabei, kannst du den Kontoauszug stattdessen als Datei importieren.
Unser Vereinskonto lässt sich nicht verbinden. Woran liegt das?
Bei Vereins- und Geschäftskonten ist die Kontoabfrage durch Drittanbieter oft nicht standardmäßig freigeschaltet, anders als bei Privatkonten. Freischalten kann das nur die Bank. Bei der Erste Bank und den Sparkassen heißt der Vorgang „Beantragung Kontoabfrage Drittanbieter (TPP)“ bzw. „Corporate Consent“. Wie ihr die Freischaltung anfragt, steht in unserer Anleitung für die Erste Bank mit fertiger Textvorlage.
Wann erscheinen neue Umsätze in Vereinsbuddy?
Vereinsbuddy ruft die Umsätze über den Kontoinformationsdienst Qwist ab. Qwist fragt das Konto automatisch bis zu viermal am Tag bei der Bank ab, öfter erlauben die PSD2-Regeln ohne Anmeldung nicht. Neue Umsätze holt Vereinsbuddy gleich danach ab, zusätzlich alle sechs Stunden. Ein Umsatz kann deshalb einige Stunden nach der Buchung bei der Bank erscheinen. Mit „Synchronisieren“ im Dashboard oder dem Aktualisieren-Symbol in der App holt Vereinsbuddy sofort den aktuellen Stand von Qwist ab. Was Qwist noch nicht von der Bank abgerufen hat, erscheint erst nach dem nächsten automatischen Abruf.
Können wir mitten im Jahr einsteigen?
Ja. Beim Verbinden legst du je Konto fest, ab welchem Datum Bankumsätze übernommen werden, zum Beispiel ab dem Beginn eures Geschäftsjahres. Ältere Umsätze bleiben gespeichert, erscheinen aber nicht im Zuordnen und werden nicht abgeglichen. Den Anfangssaldo setzt Vereinsbuddy dabei so, dass euer Kontostand an diesem Datum mit dem der Bank übereinstimmt. Ändern lässt sich das Datum später jederzeit in der Konto-Karte.
Was ist der Unterschied zum Buchungsimport?
Der Bankabgleich ist eine laufende Verbindung, über die Umsätze automatisch abgerufen werden. Der Buchungsimport ist ein einmaliger Datei-Upload, etwa beim Umstieg von Excel oder wenn deine Bank keine Schnittstelle bietet. Beide bringen dieselben Buchungen in die Vereinsbuchhaltung.
Bankabgleich
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