Allgemeine Geschäftsbedingungen.

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB") regeln das Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter (siehe Abschnitt 02, im Folgenden „Vereinsbuddy" oder „wir") und dem Kunden über die Bereitstellung der unter vereinsbuddy.at betriebenen Software-as-a-Service-Plattform sowie der zugehörigen nativen iOS- und Android-Apps (gemeinsam die „Plattform").

Vereinsbuddy erbringt seine Leistungen ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 1 UGB sowie gegenüber juristischen Personen des privaten Rechts - insbesondere eingetragenen Vereinen nach dem österreichischen Vereinsgesetz, Verbänden und Dachorganisationen sowie selbständigen Buchhaltungs- und Steuerberatungs­büros, die einen oder mehrere Vereine verwalten. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des KSchG findet nicht statt; bei Registrierung sichert der Kunde diese Unternehmer­eigenschaft ausdrücklich zu.

Kunde im Sinne dieser AGB ist die natürliche oder juristische Person, die die Plattform auf Grundlage eines Nutzungsvertrags nutzt - sei es im Rahmen der kostenlosen Testphase oder eines kostenpflichtigen Abonnements (siehe Abschnitt 03.1 und 03.2). Bei einem Abonnement ist der Kunde zugleich für die Bezahlung verantwortlich. Bei Vereinen handelt der Vorstand bzw. die nach den Statuten vertretungs­befugte Person für den Verein.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, sofern wir ihrer Geltung nicht ausdrücklich schriftlich zugestimmt haben.

Anbieter der Plattform und Vertragspartner des Kunden ist:

Weitere Angaben nach § 5 ECG und § 25 MedienG finden sich im Impressum.

Die Darstellung der Plattform und ihrer Tarife auf vereinsbuddy.at/preise stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Einladung zur Abgabe eines Angebots durch den Kunden.

Der Kunde sichert zu, dass er voll geschäfts­fähig ist, im Sinne des § 1 UGB als Unternehmer handelt und - sofern er einen Verein registriert - rechtmäßig zur Vertretung bzw. Verwaltung dieses Vereins berechtigt ist. Angaben bei Registrierung und Zahlungs­abwicklung müssen wahrheitsgemäß sein und sind aktuell zu halten.

Ein Anspruch auf Abschluss eines Vertrags oder auf Freischaltung des Zugangs besteht nicht. Vereinsbuddy ist berechtigt, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

3.1 Kostenlose Testphase

Der Nutzungsvertrag über die kostenlose Testphase (siehe Abschnitt 07) kommt mit der abgeschlossenen Registrierung zustande. Mit dem Absenden der Registrierung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab; die Annahme erfolgt durch Bereitstellung des Zugangs. Für diesen Vertrag ist weder eine Tarifwahl noch ein Zahlungsmittel erforderlich, und es entsteht keine Zahlungspflicht.

3.2 Kostenpflichtiges Abonnement

Der Vertrag über ein kostenpflichtiges Abonnement (siehe Abschnitt 06) kommt zustande, indem der Kunde im Dashboard einen Tarif wählt und den Bestellvorgang über unseren Zahlungsdienstleister abschließt - unabhängig davon, ob das während oder erst nach Ablauf der kostenlosen Testphase geschieht. Mit Klick auf den Buchungsbutton gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab; die Annahme erfolgt durch Übermittlung der Buchungsbestätigung per E-Mail.

Vereinsbuddy ist eine cloudbasierte Plattform zur Verwaltung österreichischer Vereine. Der Leistungsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif (siehe Abschnitt 05) und umfasst im Kern:

• Erstellung, Versand und Archivierung von Rechnungen im PDF-Format inklusive QR-Code zur Sofort-Zahlung
• Erfassung von Ausgaben und Belegen mit KI-gestützter Feldextraktion
• Verwaltung mehrerer Konten (Bank, Kassa, Sparbuch, Spendenkonto) inklusive Umbuchungen
• Mitgliederverwaltung mit Kategorien, Zusatzfeldern und CSV-/XLSX-Import
• Beitragswesen mit Beitragsarten, Bulk-Zuweisung und automatischer Zahlungs- und Rechnungserstellung
• Spendenverwaltung mit Spendenbestätigungen und vorbereiteter FinanzOnline-Meldung
• Generierung eines Jahresabschlusses gemäß § 21 VereinsG sowie eines internen USt-Arbeitsblatts
• Dokumentenablage mit Ordner­struktur
• Native iOS- und Android-App für die Buchhaltung mit biometrischer Authentifizierung
• Rollenbasierte Benutzerverwaltung (Admin, Buchhaltung) mit Einladungs-Links
• Mehrstufiges Sicherheitskonzept (verschlüsselte Speicherung, Off-Site-Backup, DSGVO-konformer EU-Hosting-Stack)

Tarifabhängig kommen weitere Funktionen wie E-Mail-Versand, automatische Zahlungserinnerungen oder die Bank­anbindung über PSD2 hinzu. Die jeweils enthaltenen Funktionen sind in Abschnitt 05 und auf vereinsbuddy.at/preise ausgewiesen.

Wir behalten uns vor, den Leistungsumfang weiterzuentwickeln, einzelne Funktionen zu ergänzen, durch funktional gleichwertige Funktionen zu ersetzen oder Funktionen zu entfernen, die sich als technisch nicht mehr tragbar erweisen. Der Kerncharakter der vom Kunden gebuchten Leistung bleibt dabei erhalten. Wesentliche Änderungen werden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt.

Vereinsbuddy wird in vier Tarifen angeboten. Die Limits beziehen sich auf den jeweiligen Verein-Account. Maßgeblich für den Funktionsumfang ist der aktuell aktive Tarif des Kunden.

Alle Preise sind Endpreise in Euro. Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG; es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen (siehe Abschnitt 06.4). Beim Jahresabo entsprechen die genannten Beträge dem Äquivalent von zehn Monatspreisen („zwei Monate geschenkt").

5.1 Tier-Wechsel und Limits

Der Kunde kann den Tarif jederzeit über das Dashboard ändern. Bei einem Upgrade wird der Differenzbetrag für die laufende Abrechnungsperiode anteilig sofort verrechnet (Proration). Ein Downgrade wird zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam und ist nur möglich, wenn der Verein die Limits des Ziel-Tarifs nicht überschreitet.

Werden Limits durch Datenwachstum erreicht (z. B. Mitgliederzahl, Speicherplatz, Anzahl der Bankkonten), wird der Kunde im Dashboard darauf hingewiesen. Bestehende Daten bleiben lesbar; das Anlegen weiterer Datensätze über das Limit hinaus ist erst nach einem Upgrade möglich.

6.1 Abrechnungs­modell

Die Nutzung erfolgt im Abonnement, wahlweise monatlich oder jährlich. Ein Abonnement kommt erst zustande, wenn der Kunde im Dashboard einen Tarif wählt und den Bestellvorgang über unseren Zahlungsdienstleister abschließt - unabhängig davon, ob er das während oder nach einer kostenlosen Testphase tut (siehe Abschnitt 07). Die Abrechnung beginnt mit diesem Abschluss.

6.2 Jahresabonnement

Beim Jahresabonnement wird der gesamte Jahrespreis zu Beginn der Vertragslaufzeit fällig. Der Preis entspricht dem Äquivalent von zehn Monatspreisen.

6.3 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Die vom Kunden hinterlegte Zahlungsmethode (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Apple Pay, Google Pay) wird automatisch belastet. Rechnungen werden elektronisch im Dashboard bereitgestellt und können dort jederzeit heruntergeladen werden.

6.4 Umsatzsteuer (Kleinunternehmer)

Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Sämtliche Preise sind Endpreise und enthalten keine Umsatzsteuer; auf den Rechnungen wird gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Sollte der Anbieter künftig umsatzsteuerpflichtig werden, wird die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen und der Kunde vorab informiert.

6.5 Rabatte und Aktionscodes

Eingelöste Aktionscodes (Coupons) werden gemäß den auf Stripe hinterlegten Bedingungen verrechnet (z. B. Prozent-Rabatt für einen bestimmten Zeitraum oder als Einmalrabatt). Aktionsbedingte Rabatte erscheinen als eigene Position auf der Rechnung. Ein Anspruch auf Verlängerung oder Wiederholung eines Aktionspreises besteht nicht.

6.6 Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug ist Vereinsbuddy berechtigt, gesetzliche Verzugszinsen zu verrechnen und nach erfolgloser Mahnung den Zugang zur Plattform vorübergehend einzuschränken. Bereits gespeicherte Daten bleiben in dieser Phase erhalten und werden nicht gelöscht. Bei nachhaltigem Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen sind wir zur außerordentlichen Kündigung berechtigt (siehe Abschnitt 08.3).

6.7 Preisänderungen

Preisänderungen für laufende Abonnements werden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens.

Neukunden erhalten mit der Registrierung automatisch eine kostenlose Testphase von 14 Tagen - ohne Angabe eines Zahlungsmittels und mit allen Funktionen. Während der Testphase besteht kein Abonnement, es erfolgt daher auch keine Abbuchung. Das Enddatum der Testphase ist jederzeit im Dashboard unter Einstellungen ersichtlich.

Eine Einschränkung gilt: Zum Schutz vor Missbrauch über frisch angelegte Konten ist der E-Mail-Versand während der Testphase auf insgesamt 30 Empfänger begrenzt. Auf Anfrage an info@vereinsbuddy.at erhöhen wir dieses Kontingent für einen Testlauf. Mit einem laufenden Abonnement entfällt der Deckel.

Endet die Testphase, ohne dass zuvor ein Abonnement abgeschlossen wurde, passiert nichts automatisch: Es wird nichts abgebucht, und der Kunde muss nichts kündigen. Das Anlegen und Bearbeiten von Daten wird gesperrt; bereits gespeicherte Daten bleiben vollständig erhalten und können weiterhin eingesehen und exportiert werden (siehe Abschnitt 15). Wer weiterarbeiten möchte, wählt im Dashboard einen Tarif und schließt den Bestellvorgang gemäß Abschnitt 06 ab - unabhängig davon, ob das während oder erst nach Ablauf der Testphase geschieht. Schließt der Kunde das Abonnement noch während der laufenden Testphase ab, wird die verbleibende Testzeit angerechnet, bevor die erste Zahlung fällig wird.

Pro Verein und pro natürlicher Person wird grundsätzlich nur eine Testphase gewährt. Wir behalten uns vor, Mehrfachregistrierungen mit dem Zweck der Testphasen-Verlängerung abzulehnen.

8.1 Monatsabonnement

Das Monatsabonnement läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats im Dashboard kündigen. Bereits gezahlte Beträge werden nicht anteilig zurückerstattet; bis zum Laufzeitende bleibt der volle Zugang erhalten.

8.2 Jahresabonnement

Das Jahresabonnement hat eine feste Laufzeit von zwölf Monaten ab Aktivierung. Wird es nicht spätestens am Tag vor Ablauf gekündigt, verlängert es sich automatisch um weitere zwölf Monate, sofern der Kunde im Dashboard die automatische Verlängerung nicht deaktiviert hat. Eine ordentliche Kündigung vor Ablauf der Laufzeit ist ausgeschlossen.

8.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• wiederholtem oder schwerwiegendem Verstoß des Kunden gegen wesentliche Vertragspflichten (Abschnitt 09)
• Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung
• Missbrauch der Plattform für rechtswidrige Zwecke
• dauerhafter, von Vereinsbuddy zu vertretender Nichtverfügbarkeit der Plattform

8.4 Folgen der Kündigung

Nach Vertragsende wechselt der Zugang in einen eingeschränkten Read-only-Modus. Die Daten des Vereins bleiben zeitlich unbegrenzt im Lesezugriff; der Kunde kann jederzeit einen vollständigen Export im Dashboard anfordern (CSV, PDF, ZIP) oder den Vertrag durch erneute Buchung reaktivieren. Eine Löschung der Verein-Daten in den primären Systemen erfolgt erst auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden. Off-Site-Backups werden im Rahmen ihrer Vorhalte­fristen (siehe Datenschutzerklärung) automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Der Kunde ist verpflichtet, eine vollständige Datensicherung selbst vorzunehmen. Eine über den Lesezugriff im Dashboard hinausgehende Verpflichtung zur gesonderten Datenherausgabe besteht nicht (siehe Abschnitt 09).

Bestehende rechnungs- und steuerrelevante Belege, welche die Buchhaltung des Anbieters selbst betreffen (z. B. Abo-Rechnungen an den Kunden), werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten nach § 132 BAO bzw. § 212 UGB für sieben Jahre aufbewahrt.

Der Kunde verpflichtet sich:

• Zugangsdaten und API-Schlüssel vertraulich zu behandeln und nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben
• bei Verdacht auf unbefugten Zugriff (z. B. verlorenes Gerät, Phishing) Vereinsbuddy unverzüglich zu informieren und das Passwort zurückzusetzen
• jeweils aktuelle Browser- und Betriebs­system-Versionen zu verwenden, damit Sicherheits-Updates und neue Funktionen wirksam werden
• nur Inhalte und Daten in die Plattform einzubringen, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist - insbesondere personenbezogene Daten von Mitgliedern, Spendern und Geschäftspartnern auf Grundlage einer tragfähigen Rechtsgrundlage (z. B. Mitgliedschaft, Einwilligung)
• alle geltenden Gesetze einzuhalten, insbesondere die DSGVO und das DSG gegenüber seinen Mitgliedern (siehe Abschnitt 20)
• die KI-gestützt extrahierten Felder vor Speicherung auf Korrektheit zu prüfen (siehe Abschnitt 13)
• bei der Bankanbindung die im Banken-Online-Banking erteilten Berechtigungen aktuell zu halten und im Falle eines Kontowechsels oder Widerrufs Vereinsbuddy zu informieren (siehe Abschnitt 12)
• die Plattform nicht in einer Weise zu nutzen, die ihre Verfügbarkeit oder Sicherheit beeinträchtigen könnte - insbesondere keine automatisierten Massenabfragen (Scraping), keine Penetrationstests ohne vorherige schriftliche Zustimmung und keine Versuche, Tarif-Limits zu umgehen
• wahrheitsgemäße Angaben bei Registrierung, Stammdatenpflege und Zahlungsabwicklung zu machen

9.1 Eigenvorsorge

Der Kunde ist verpflichtet, eine angemessene Eigenvorsorge zu treffen. Dazu zählen insbesondere:

• regelmäßige Sicherung und lokale Archivierung der erstellten Rechnungen, Belege, Jahresabschlüsse und Mitglieder­listen (Export-Funktion im Dashboard)
• Beiziehung einer Steuerberatung bzw. eines Buchhaltungs­büros zur fachlichen Prüfung der erfassten Buchungen
• Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten nach § 132 BAO und § 212 UGB (sieben Jahre) - diese Pflicht trifft ausschließlich den Kunden, nicht Vereinsbuddy

Vorlagen, Texte, Buchungs­vorschläge oder Hinweise innerhalb der Plattform sind allgemeiner Natur und stellen ausdrücklich keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Vereinsbuddy ersetzt keine fachliche Beratung.

Vom Kunden ausgehende Verstöße gegen geltendes Recht oder gegen diese Pflichten berechtigen Vereinsbuddy zur sofortigen Sperrung der betroffenen Konten und zur außerordentlichen Kündigung.

Vereinsbuddy gewährt dem Kunden für die Dauer des Nutzungsvertrags (siehe Abschnitt 03.1 und 03.2) ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzier­bares Recht zur bestimmungs­gemäßen Nutzung der Plattform. Das Nutzungsrecht endet automatisch mit Vertragsende.

Die Nutzung ist auf den Kunden und seine ordnungsgemäß angelegten Benutzer (Vorstand, Mitarbeitende, beauftragte Buchhaltung) im Rahmen des gebuchten Tarifs beschränkt. Eine entgeltliche oder unentgeltliche Weitergabe des Zugangs an Dritte ist nicht gestattet.

Buchhaltungs- und Steuerberatungs­büros, die mehrere Vereine betreuen, dürfen die Plattform im Rahmen ihres jeweiligen Mandats für ihre Vereinskunden nutzen, sofern für jeden betreuten Verein ein eigenes Abonnement gebucht ist.

Die Plattform darf nicht kopiert, heruntergeladen, vermietet, verpachtet oder anderweitig kommerziell verwertet werden. Untersagt sind insbesondere automatisierte Massenabfragen (Scraping), die Umgehung technischer Schutzmaßnahmen sowie der Versuch, Tarif-Limits durch parallele Konten zu umgehen.

Vereinsbuddy ist alleiniger Inhaber sämtlicher Urheber-, Marken- und sonstigen Schutzrechte an der Plattform, am Quellcode, an den Datenmodellen, an den Texten und Grafiken sowie an der Wortmarke „Vereinsbuddy" und den zugehörigen Logos. Abgesehen vom in Abschnitt 10 eingeräumten Nutzungsrecht werden keine Rechte oder Lizenzen an diesen Schutzrechten übertragen.

Dem Kunden ist es ausdrücklich untersagt, die Plattform zu bearbeiten, zu verändern, anzupassen, zu übersetzen, daraus abgeleitete Werke zu erstellen, sie zu dekompilieren, im Wege des Reverse Engineering rückzu­entwickeln, zu disassemblieren oder anderweitig zu versuchen, an den Quellcode zu gelangen, soweit dies nicht durch zwingende gesetzliche Bestimmungen (etwa § 40d UrhG) erlaubt ist.

An den vom Kunden in die Plattform eingebrachten Daten (Mitglieder, Belege, Spenden, Dokumente) erwirbt Vereinsbuddy keine eigenständigen Rechte. Der Kunde gewährt Vereinsbuddy lediglich das zur Vertrags­erfüllung erforderliche, einfache Recht, diese Daten zu speichern, zu kopieren, zu sichern, technisch zu übertragen und in der vereinbarten Form zu verarbeiten.

Vereinsbuddy bietet ab dem Tarif Standard eine automatisierte Bank­anbindung über den lizenzierten Account Information Service Provider Qwist an (Drittanbieter, technisch eingebunden gemäß PSD2-Richtlinie). Die Bank­anbindung ist optional und muss vom Kunden ausdrücklich aktiviert werden.

Die Erteilung der Berechtigung erfolgt direkt im Online-Banking der jeweiligen Bank des Kunden über die Qwist-Oberfläche; Vereinsbuddy erhält ausschließlich verschlüsselte Zugriffstoken, keine Online-Banking-Zugangsdaten. Die Tokens werden verschlüsselt gespeichert (pgcrypto, EU-Hosting).

Die Einwilligung zur Kontoeinsicht (Consent) ist nach PSD2 zeitlich beschränkt - üblicherweise auf 180 Tage. Vor Ablauf erinnern wir den Kunden per E-Mail an die erneute Bestätigung. Wird die Einwilligung nicht verlängert, endet der automatische Abruf, bestehende Umsatzdaten bleiben jedoch im Vereinsbuddy-Konto gespeichert.

Für den Service von Qwist gelten zusätzlich deren AGB und Datenschutz­bestimmungen. Eine Auflistung als Subdienstleister findet sich in Abschnitt 16.

Vereinsbuddy verwendet Large-Language-Models zur Unterstützung bei Belegerfassung, Rechnungs­extraktion, Spalten-Mapping beim Mitglieder-Import sowie für Vorschläge in der Bank-Inbox (Zuordnung von Umsätzen zu Buchungen).

Als primärer Anbieter wird derzeit Google Vertex AI in der Region europe-west4 (Niederlande) eingesetzt; als Fallback ist Anthropic Claude konfiguriert. Beide Anbieter sind Subdienstleister im Sinne der DSGVO (siehe Abschnitt 16). Inhalte aus Belegen, Rechnungen und Bank-Umsätzen werden nicht für das Training der Modelle verwendet.

Vereinsbuddy übernimmt keine Garantie für die Korrektheit der KI-Ausgaben. Buchungs­vorschläge, Klassifizierungs­hinweise und extrahierte Felder stellen ausdrücklich keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungs­beratung dar; sie ersetzen nicht die Beiziehung einer Steuerberatung oder eines Buchhaltungs­büros. Eine Haftung für Schäden, die auf nicht geprüfte KI-Ausgaben zurückzuführen sind, ist nach Maßgabe von Abschnitt 17 ausgeschlossen.

Vereinsbuddy bemüht sich um eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel, gemessen auf Monatsbasis und exklusive angekündigter Wartungs­fenster. Wartungs­arbeiten werden nach Möglichkeit nachts oder am Wochenende durchgeführt und vorab über das Dashboard bzw. die App angekündigt. Kurzzeitige Unterbrechungen zum Aufspielen von Sicherheits-Updates können auch ohne Vorankündigung erfolgen und stellen keinen Mangel dar.

Support erfolgt ausschließlich elektronisch über das Help-Center im Dashboard sowie über info@vereinsbuddy.at. Reaktionszeiten:

• Light / Standard: Antwort innerhalb von zwei Werktagen (Montag-Freitag, ausgenommen österreichische Feiertage)
• Pro: priorisierte Antwort innerhalb eines Werktags
• Individuell: Service-Level nach gesonderter Vereinbarung

Ein vertraglicher Anspruch auf bestimmte Service-Level besteht nur, wenn dies im Tarif Individuell ausdrücklich vereinbart wurde.

Die vom Kunden eingebrachten Daten bleiben Eigentum des Kunden bzw. der jeweils Betroffenen. Vereinsbuddy erwirbt an diesen Daten keine eigenständigen Rechte und nutzt sie ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Plattform exportieren - unter anderem Mitglieder- und Spenden­listen als CSV/XLSX, Rechnungen und Belege als PDF, Jahresabschlüsse als PDF/ZIP und die Banking-Übersicht als CSV.

Daten werden gespeichert in der EU - primär auf einer verwalteten Datenbank (Supabase, eu-central-1) sowie für Belege und PDFs auf Object-Storage von Hetzner (Falkenstein). Zusätzliche, geographisch verteilte Off-Site-Backups innerhalb der EU schützen vor Provider-Ausfällen: verschlüsselte Belege auf Backblaze B2 EU Central (Amsterdam), tägliche Datenbank-Dumps auf einer separaten Hetzner Storage Box (Helsinki). Details zur Vorhaltefrist und zu Verschlüsselungs­verfahren finden sich in der Datenschutzerklärung.

Die Löschung erfolgt nach Vertragsende gemäß Abschnitt 08.4. Steuerlich aufbewahrungs­pflichtige Belege werden im Rahmen der gesetzlichen Fristen vorgehalten und anschließend automatisch gelöscht.

Vereinsbuddy setzt zur Erbringung der Leistungen die folgenden Subdienstleister ein. Die Verarbeitung erfolgt überwiegend innerhalb der EU bzw. des EWR; soweit einzelne Dienste Daten in einem Drittland (insbesondere USA) verarbeiten, geschieht dies auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (SCC) bzw. einer Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF). Mit allen Empfängern bestehen Auftrags­verarbeitungs­verträge nach Art. 28 DSGVO.

Die jeweils aktuelle Liste der Subdienstleister wird in der Datenschutzerklärung geführt. Änderungen werden mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden im Dashboard kommuniziert; der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungs­recht zum Zeitpunkt der Änderung.

17.1 Gewährleistung

Vereinsbuddy leistet Gewähr für die vertragsgemäße Bereitstellung der Plattform für die Dauer von zwölf Monaten ab erstmaliger Bereitstellung. Im Gewährleistungsfall erfolgt vorrangig Verbesserung (z. B. Bugfix), hilfsweise Ersatzleistung. Geringfügige Abweichungen vom vereinbarten Funktionsumfang begründen keinen Gewähr­leistungs­anspruch, solange der Kernnutzen erhalten bleibt. Bei einem Mangel wird der Kunde uns unverzüglich, möglichst mit reproduzier­baren Beschreibungen, kontaktieren, damit eine zeitnahe Behebung möglich ist.

Vereinsbuddy übernimmt darüber hinaus keine Gewähr für die jederzeit unterbrechungs­freie Verfügbarkeit der Plattform oder für die steuerliche, wirtschaftliche oder formale Richtigkeit der vom Kunden mit Hilfe der Plattform erstellten Dokumente, Rechnungen, Spenden­bescheinigungen, Jahresabschlüsse oder Berichte.

17.2 Haftungsbeschränkung

Vereinsbuddy haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungs­gesetz.

Für leichte Fahrlässigkeit haftet Vereinsbuddy nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (sogenannte Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertrags­typischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf den Betrag der Jahresvergütung des aktuell aktiven Tarifs.

Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden, ausgebliebene Einsparungen oder Schäden aus Ansprüchen Dritter ist im Rahmen der gesetzlich zulässigen Grenzen ausgeschlossen.

17.3 Haftung für Datenverlust

Vereinsbuddy erstellt automatische, geographisch getrennte Backups (siehe Abschnitt 15). Für Schäden durch Datenverlust haftet Vereinsbuddy nur in jenem Umfang, in dem ein Wiederherstellen aus dem letzten verfügbaren Backup möglich gewesen wäre. Der Kunde ist verpflichtet, kritische Belege im Rahmen seiner Eigenvorsorge selbst zu archivieren (siehe Abschnitt 09.1).

17.4 Haftung für KI und Bank­anbindung

Für die Korrektheit von KI-Ausgaben sowie für die Vollständigkeit und Aktualität der von Drittbanken übermittelten Bankumsätze übernimmt Vereinsbuddy keine Gewähr (siehe Abschnitt 12 und Abschnitt 13). Eine Haftung für Schäden, die auf nicht geprüfte KI-Ausgaben oder auf von der Bank unvollständig gelieferte Umsätze zurückzuführen sind, ist im Rahmen der gesetzlich zulässigen Grenzen ausgeschlossen.

17.5 Höhere Gewalt

Vereinsbuddy haftet nicht für Schäden, die durch höhere Gewalt verursacht werden, insbesondere durch Ausfälle von Subdienstleistern, Stromausfälle, behördliche Anordnungen, Naturereignisse oder großflächige Internet-Störungen, soweit diese außerhalb unserer Kontrolle liegen und mit zumutbaren Mitteln nicht abwendbar waren.

17.6 Steuer- und Aufbewahrungs­pflichten

Die Einhaltung der Aufbewahrungs­pflichten nach § 132 BAO (sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und sonstige für die Abgaben­erhebung bedeutsame Unterlagen) sowie sonstige steuerrechtliche, vereins­rechtliche und buchhalterische Pflichten treffen ausschließlich den Kunden. Vereinsbuddy haftet nicht für die Erfüllung dieser Pflichten.

Macht ein Dritter gegen Vereinsbuddy Ansprüche geltend, die im Zusammenhang mit einer vertrags­widrigen oder rechts­widrigen Nutzung der Plattform durch den Kunden stehen - insbesondere bei Verletzung von Datenschutzrechten Dritter, Persönlichkeits­rechten, Urheber- und Markenrechten oder bei Steuer- und vereinsrechtlichen Pflichtverletzungen des Kunden - hält der Kunde Vereinsbuddy von sämtlichen sich daraus ergebenden Aufwendungen, Schäden und Verlusten frei.

Die Freistellungs­pflicht umfasst auch angemessene Rechts­verteidigungs­kosten, Gerichtskosten und Vergleichs­zahlungen. Vereinsbuddy wird den Kunden über entsprechende Inanspruchnahmen unverzüglich informieren und die Verteidigung gegen solche Ansprüche möglichst gemeinsam mit dem Kunden abstimmen.

Beide Parteien verpflichten sich gegenseitig, alle ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim zu halten, nicht an Dritte weiterzugeben und ausschließlich zur Vertrags­erfüllung zu verwenden. Vertraulich sind insbesondere Geschäfts­geheimnisse, Pricing-Konditionen, technische Details, sowie personenbezogene Daten von Mitgliedern, Mitarbeitenden und Geschäfts­partnern.

Von der Geheimhaltungs­pflicht ausgenommen sind Informationen,

1. die der empfangenden Partei vor Vertragsabschluss bereits rechtmäßig bekannt waren,
2. die zum Zeitpunkt der Übermittlung bereits allgemein öffentlich bekannt waren,
3. die nach Übermittlung ohne Verletzung dieser Vereinbarung allgemein bekannt geworden sind, oder
4. deren Offenlegung aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften oder behördlicher Anordnungen verlangt wird.

Die Geheimhaltungs­pflicht besteht über das Vertragsende hinaus für weitere drei Jahre fort. Daten­schutz­rechtliche Verpflichtungen nach DSGVO und DSG bleiben unberührt und gelten zeitlich unbegrenzt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich nach den Bestimmungen der DSGVO und des österreichischen DSG. Details zu Zwecken, Rechts­grundlagen, Empfängern, Speicherdauer und Rechten der Betroffenen finden sich in unserer Datenschutzerklärung.

Für die Verarbeitung von Mitglieder-, Spender-, Mitarbeitenden- und Geschäfts­partner-Daten, die der Kunde in die Plattform einbringt, ist der Kunde alleiniger Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; Vereinsbuddy agiert insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

Der Auftrags­verarbeitungs­vertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist integraler Bestandteil dieses Vertragsverhältnisses und gilt bereits ab dem Zustandekommen des Nutzungsvertrags über die kostenlose Testphase, spätestens jedoch ab Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements (siehe Abschnitt 03.1 und 03.2). Einen Muster-AVV stellen wir auf Anfrage an info@vereinsbuddy.at kostenlos bereit. Mit dem jeweiligen Vertragsabschluss akzeptiert der Kunde den AVV in der jeweils geltenden Fassung.

Vereinsbuddy ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aufgrund geänderter rechtlicher Rahmen­bedingungen, Weiterentwicklung der Plattform, Einführung neuer Funktionen oder Wechsel von Subdienstleistern erforderlich ist und dem Kunden zumutbar ist.

Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail an die hinterlegte Adresse mitgeteilt; in der Mitteilung wird auf die geänderten Bestimmungen, den Zeitpunkt des Inkrafttretens und das Widerspruchs­recht ausdrücklich hingewiesen.

Widerspricht der Kunde nicht binnen vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Im Falle eines Widerspruchs hat der Kunde das Recht zur Sonderkündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung.

22.1 Anwendbares Recht

Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und unter Ausschluss der Kollisions­normen des internationalen Privatrechts.

22.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht am Sitz des Anbieters in Wien.

22.3 Übertragung des Vertrags

Vereinsbuddy ist berechtigt, den Vertrag mit einer Ankündigungs­frist von vier Wochen ganz oder teilweise im Rahmen einer Unternehmens­nachfolge auf einen Rechts­nachfolger zu übertragen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonder­kündigungs­recht innerhalb von zwei Wochen ab Zugang der Ankündigung. Eine Übertragung des Vertrags durch den Kunden bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Vereinsbuddy.

22.4 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam, undurchführbar oder lückenhaft sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt jene wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt. Gleiches gilt für etwaige Regelungs­lücken.

22.5 Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform (E-Mail genügt). Mündliche Neben­abreden bestehen nicht.