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Braucht ein Verein überhaupt ein Kassabuch?
Ein förmliches Kassabuch schreibt das Vereinsgesetz nicht ausdrücklich vor. Es verlangt ordentliche Aufzeichnungen, aus denen sich die gesamte Gebarung nachvollziehen lässt, und geht damit über ein Kassabuch hinaus.
In der Praxis braucht jeder Verein, der Bargeld bewegt, trotzdem ein Kassabuch. Ohne laufende, chronologische Aufzeichnung der Bareinnahmen und Barausgaben lassen sich am Jahresende weder die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ordnungsgemäß erstellen noch der Kassenstand belegen. Das Kassabuch ist damit weniger eine eigene gesetzliche Pflicht als das Werkzeug, mit dem ein Verein die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten erfüllt.
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Was das Gesetz tatsächlich verlangt
Zwei Rechtsquellen sind maßgeblich:
Das Vereinsgesetz (§21 VerG) verpflichtet jeden Verein zur Rechnungslegung: laufende Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben sowie eine Vermögensübersicht zum Jahresende. Wie diese Aufzeichnungen im Detail aussehen, gibt das Gesetz nicht vor. Es verlangt, dass sie nachvollziehbar und vollständig sind (mehr dazu in der Jahresabschluss-Checkliste).
Die Bundesabgabenordnung (§131 BAO) legt fest, wie Aufzeichnungen zu führen sind. Für steuerlich begünstigte Vereine müssen sie außerdem so geführt sein, dass sich die Gemeinnützigkeit und der Umfang einer allfälligen Steuerpflicht leicht überprüfen lassen (siehe WKO: Der Verein als Unternehmer). Die Aufzeichnungen sollen lückenlos sein, Korrekturen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen (§131 Abs 1 Z 6 BAO), und jeder Beleg muss auffindbar sein.
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Wann aus der Aufzeichnung ein echtes Kassabuch wird
In zwei Situationen wird das Kassabuch vom Praxiswerkzeug zur festen Anforderung:
- Laufender Bargeldbetrieb: Sobald regelmäßig Bargeld über die Kassa läuft, etwa bei Eintritten, Verkäufen oder der Getränkekassa, ist eine taggenaue Kassaführung in der Praxis unverzichtbar und wird vom Finanzamt erwartet.
- Öffentliche Förderungen: Wer Bundes-Sportförderung oder andere öffentliche Mittel bezieht, unterliegt den jeweiligen Abrechnungsrichtlinien, etwa nach dem Bundes-Sportförderungsgesetz 2017 (BSFG 2017). Diese verlangen in der Regel eine belegmäßige, geordnete Abrechnung der geförderten Mittel.
Für den rein ideellen Verein ohne Bargeldbetrieb und ohne Förderungen reicht dagegen die ordentliche Erfassung der Bank- und Kassabewegungen im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
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Die Registrierkassenpflicht
Die Registrierkassenpflicht ist ein eigenes Thema und wird oft mit dem Kassabuch verwechselt. Sie greift ab folgenden Grenzen (USP: Registrierkassen):
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Jahresumsatz je Betrieb | ab 15.000 Euro netto |
| davon Barumsätze | über 7.500 Euro netto |
Für Vereine gilt: Beim unentbehrlichen Hilfsbetrieb (etwa das Konzert des Musikvereins oder der Wettkampf des Sportvereins) und beim kleinen Vereinsfest (§45 Abs 1a BAO) darf ein begünstigter Verein die Tageslosung vereinfacht ermitteln, also aus dem ausgezählten Kassastand zurückrechnen. Dann besteht weder Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht (§1 Abs 4 und §3 Barumsatzverordnung 2015). Für kleine Kantinen gilt eine eigene Ausnahme, solange sie höchstens 30.000 Euro Umsatz im Jahr erzielen und an höchstens 52 Tagen geöffnet sind. Andere wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, etwa ein großes Vereinsfest oder ein dauerhaft geführtes Vereinslokal, können die Pflicht auslösen. Die Umsatzgrenzen werden dabei je Betrieb ermittelt. Was beim Vereinsfest gilt, beschreibt der Artikel Vereinsfest ohne Registrierkasse.
Nicht verwechseln
Kassabuch und Registrierkasse sind zwei verschiedene Dinge. Das Kassabuch dokumentiert die Kassa geordnet im Nachhinein, die Registrierkasse erfasst jeden Barumsatz einzeln zum Zeitpunkt des Geschäfts. Die meisten kleinen Vereine brauchen ein Kassabuch, aber keine Registrierkasse.
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Ein Kassabuch sauber führen
Ein ordentliches Kassabuch folgt denselben Regeln, ob es auf Papier, in einer Tabelle oder in einer Software geführt wird:
- Chronologisch und lückenlos: jede Bewegung mit Datum, in der Reihenfolge, in der sie passiert ist.
- Vollständig je Zeile: Datum, Betrag, Zweck, Beleg-Nummer und der neue Kassenstand.
- Kein negativer Kassenstand: eine Kassa kann nicht weniger als null enthalten, ein Minus ist immer ein Fehler.
- Belegprinzip: keine Buchung ohne Beleg. Jede Ausgabe braucht eine Rechnung oder Quittung, jede Einnahme einen Nachweis.
- Unveränderbar: Korrekturen werden nachvollziehbar vermerkt und nicht überschrieben.
- Handschriftlich auf Papier: nicht mit Bleistift oder anderen leicht entfernbaren Schreibmitteln schreiben, keine leeren Zwischenräume lassen und nicht radieren. Durchgestrichene Einträge müssen lesbar bleiben (§131 Abs 1 Z 6 BAO). Ein gebundenes Kassabuch wird Seite für Seite nummeriert, lose Blätter werden in einem laufenden Verzeichnis festgehalten (§131 Abs 1 Z 4 BAO).
In Vereinsbuddy sind Bank und Kassa eigene Konten, Belege werden bei der jeweiligen Buchung gespeichert, und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entsteht automatisch aus den Buchungen. Das Kassabuch ergibt sich damit aus der laufenden Buchhaltung und muss nicht separat geführt werden.
Wer das Kassabuch in Excel oder auf Papier führt, findet eine Kassabuch-Vorlage als Excel und PDF mit laufendem Kassastand und Feldern für den Kassasturz.
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Häufige Fragen
Muss ein kleiner Verein ein Kassabuch führen?
Ein förmliches Kassabuch schreibt das Vereinsgesetz nicht ausdrücklich vor. Der Vorstand muss aber für die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben sorgen (§21 Abs 1 VerG). Bewegt der Verein Bargeld, gehört dazu in der Praxis eine laufende Kassaaufzeichnung. Für steuerlich begünstigte Vereine müssen die Aufzeichnungen außerdem so geführt sein, dass sich die Gemeinnützigkeit überprüfen lässt.
Heißt es Kassabuch oder Kassenbuch?
In Österreich ist Kassabuch die übliche Bezeichnung, in Deutschland Kassenbuch. Gemeint ist dasselbe: die chronologische Aufzeichnung aller Bareinnahmen und Barausgaben mit Datum, Betrag, Zweck und Beleg.
Reicht eine Excel-Tabelle als Kassabuch?
Grundsätzlich ja, solange sie chronologisch, lückenlos und belegbasiert geführt wird. Allerdings lässt sich eine offene Tabelle nachträglich ändern, ohne dass es auffällt. Bei Bargeldbetrieb oder bei einer Prüfung ist eine Lösung im Vorteil, die Änderungen nachvollziehbar macht.
Darf das Kassabuch handschriftlich geführt werden?
Ja. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, ein Kassabuch auf Papier ist genauso zulässig wie eine Tabelle. Für handschriftliche Einträge gilt: keine leicht entfernbaren Schreibmittel wie Bleistift, keine leeren Zwischenräume, nicht radieren, und durchgestrichene Einträge müssen lesbar bleiben (§131 Abs 1 Z 6 BAO). Eine Kassabuch-Vorlage zum Ausdrucken gibt es als PDF.
Ab wann braucht ein Verein eine Registrierkasse?
Die Registrierkassenpflicht gilt je Betrieb ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro netto, wenn davon mehr als 7.500 Euro netto bar oder mit Karte eingenommen werden. Bei Vereinen wird die Grenze je wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb ermittelt. Für unentbehrliche Hilfsbetriebe und kleine Vereinsfeste begünstigter Vereine ist die vereinfachte Losungsermittlung zulässig, dann besteht keine Registrierkassenpflicht (§3 Barumsatzverordnung 2015).
Wie lange muss das Kassabuch aufbewahrt werden?
Sieben Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§132 BAO), wie alle Buchhaltungsunterlagen des Vereins.
Was passiert, wenn die Kassa nicht stimmt?
Kleine Differenzen kommen vor und werden als Kassadifferenz dokumentiert. Systematische oder große Abweichungen sind ein Problem: Das Finanzamt kann bei mangelhaften Aufzeichnungen schätzen, und ohne ordentliche Kassa ist die Entlastung des Vorstands schwer zu begründen.
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