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Kurz gesagt
In den meisten Bundesländern ist die Freiwillige Feuerwehr eine Körperschaft öffentlichen Rechts. Kostenersätze nach der Tarifordnung sind deshalb in der Regel nicht steuerbar. Vereinsbuddy bietet dafür die Steuerregelung „Nicht steuerbar“ und setzt den passenden Hinweis auf die Rechnung.
Bei der Registrierung als Freiwillige Feuerwehr schlägt Vereinsbuddy passende Kategorien vor, zum Beispiel Ausrüstung, Kraftstoff und Gemeindezuschuss. Einsatzberichte und Ausbildung gehören nicht zum Funktionsumfang.
Seiten für andere Vereinsarten: Musikvereine und Sportvereine.
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Vereinsbuddy für die Feuerwehr auf einen Blick
| Bereich | Angaben |
|---|---|
| Steuerregelung | „Nicht steuerbar“ für Körperschaften öffentlichen Rechts als Voreinstellung, pro Rechnung änderbar, etwa für eine Vermietung. Außerdem Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuer und Reverse Charge |
| Rechnungen | Fortlaufend nummeriert, als PDF mit Logo, Steuerhinweis und QR-Code für die Überweisung. Leistungen aus der Tarifordnung als Artikel mit Einheit und Preis. Versand per E-Mail ab Standard |
| Buchhaltung | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus den laufenden Buchungen, Kassabuch für die Barkassa, Konten mit Anfangssaldo |
| Kategorien für Feuerwehren | Vorschläge für Ausgaben: Ausrüstung, Fahrzeuge, Kraftstoff, Schulungen/Übungen, Schutzkleidung, Funkgeräte, Jugendgruppe. Für Einnahmen: Einsatzentschädigungen, Gemeindezuschuss, Festerlöse. Dazu Durchlaufende Posten für Geld, das nur weitergeleitet wird |
| Belege per KI | Foto oder PDF: Die KI erkennt Händler, Datum, Betrag und Umsatzsteuer und schlägt eine Kategorie vor. Die Werte lassen sich vor dem Speichern prüfen |
| Bankabgleich mit KI | Verbindung zum Feuerwehrkonto über eine Bankschnittstelle, nur lesend (ab Standard, 2 Konten, Pro 5). Die KI schlägt für jede Zahlung eine passende offene Rechnung vor |
| Projekte | Feuerwehrfest oder Fahrzeugankauf als Projekt mit eigener Bilanz, auch über mehrere Jahre |
| Kassaprüfung | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kontostände zum Stichtag als PDF, dazu ein ZIP mit allen Belegen |
| Import mit KI | Bisheriges Kassabuch aus Excel oder CSV, mit automatischer Spaltenerkennung. Ein Import lässt sich rückgängig machen |
| Benutzer | Light 3, Standard 10, Pro 25, jeweils mit eigenem Login |
| Mitglieder | Optional, mit Geburtstagen und Jubiläen (ab Standard) |
| App | Für iPhone und Android, Belege lassen sich direkt fotografieren |
| Preis | Light 99 € im Jahr, Standard 199 €, Pro 299 €. Monatlich ab 9,90 €, 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten |
| Daten | Server in der EU, Datenbank in Frankfurt |
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Nicht steuerbar, und wann nicht
Eine Körperschaft öffentlichen Rechts ist nach § 2 Abs. 3 UStG nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art unternehmerisch tätig. Kostenersätze nach der Tarifordnung sind deshalb in der Regel nicht steuerbar. Nicht steuerbar ist dabei nicht dasselbe wie steuerfrei.
Feuerwehrfest, Kantine, Sponsoring oder die Vermietung von Saal und Halle können dagegen ein Betrieb gewerblicher Art sein. In Vereinsbuddy ist „Nicht steuerbar“ deshalb eine Voreinstellung, die sich pro Rechnung ändern lässt. Der Hinweis auf der Rechnung passt sich an.
Die 72-Stunden-Regel für Feste, die Rechtslage in den Bundesländern und die Hinweise auf der Rechnung erklärt der Artikel Freiwillige Feuerwehr und Umsatzsteuer.
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Fest, Fahrzeug und Barkassa
- Fahrzeugankauf: Ein Projekt für die Anschaffung sammelt Fest-Erlöse, Zuschüsse und die Rechnung. Die Projekt-Bilanz zeigt über mehrere Jahre, wofür das Geld verwendet wurde.
- Feste: Erlöse werden in der Kategorie Festerlöse gebucht, Ausgaben in eigenen Kategorien. Für die Abrechnung eines einzelnen Fests lässt sich ein Projekt anlegen. Eine Buchung gehört zu höchstens einem Projekt.
- Durchlaufende Posten: Geld, das nur weitergeleitet wird, etwa bei einer mit Nachbarwehren geteilten Sammelrechnung, wird als Einnahme und als Ausgabe in der Kategorie Durchlaufende Posten gebucht. Der Kategoriefilter zeigt alle diese Buchungen.
- Barkassa: Bargeld von Fest und Punschstand wird im Kassabuch geführt, getrennt vom Konto. Umbuchungen zwischen Kassa und Konto zählen nicht als Einnahme oder Ausgabe.
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Abschluss für die Kassaprüfung
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kontostände zum Stichtag werden als PDF erstellt, auf Wunsch als ZIP mit allen Belegen. Die Kassaprüfer können die Unterlagen am Computer durchsehen.
Ein bisheriges Kassabuch aus Excel lässt sich über den Buchungsimport übernehmen. Die Spalten erkennt eine KI, ein Import lässt sich rückgängig machen.
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Was Vereinsbuddy nicht macht
- Einsatzberichte, Ausbildung und Geräte: Sie werden weiter dort geführt, wo es der Landesfeuerwehrverband vorsieht.
- Registrierkasse: Einnahmen von Fest und Punschstand werden in Vereinsbuddy gebucht, eine Registrierkasse ersetzt Vereinsbuddy nicht.
- Steuerberatung: Ob eine Einnahme steuerbar ist, klärt im Zweifel der Landesfeuerwehrverband oder eine Steuerberatung.
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Häufige Fragen
Muss eine Freiwillige Feuerwehr auf Einsatzrechnungen Umsatzsteuer ausweisen?
In der Regel nicht. Wo die Freiwillige Feuerwehr eine Körperschaft öffentlichen Rechts ist, ist sie nach § 2 Abs. 3 UStG nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art unternehmerisch tätig. Kostenersätze nach der Tarifordnung sind deshalb in der Regel nicht steuerbar. In Vereinsbuddy gibt es dafür die Steuerregelung „Nicht steuerbar“. Details im Artikel Freiwillige Feuerwehr und Umsatzsteuer.
Passt Vereinsbuddy auch in Kärnten, Salzburg und Wien?
Ja, für die Kassa, die die Feuerwehr selbst führt, etwa die Kameradschaftskasse in Kärnten. In diesen Bundesländern ist die Freiwillige Feuerwehr eine Einrichtung der Gemeinde. Wer Rechnungen ausstellt und unter welcher Steuernummer abgerechnet wird, klären Gemeindeamt oder Landesfeuerwehrverband. Eine Übersicht der Bundesländer steht im Artikel zur Umsatzsteuer.
Ersetzt Vereinsbuddy das Verwaltungsprogramm des Landesfeuerwehrverbands?
Nein. Einsatzberichte, Ausbildung und Geräte gehören nicht zum Funktionsumfang. Vereinsbuddy umfasst Rechnungen, Belege, Bankbuchungen und den Jahresabschluss.
Wie viele Personen können in Vereinsbuddy mitarbeiten?
Light umfasst 3 Benutzer, Standard 10 und Pro 25, jeweils mit eigenem Login, zum Beispiel für Kommandant, Kassier und Stellvertretung.
Was kostet Vereinsbuddy für eine Feuerwehr?
Light kostet 99 € im Jahr, Standard mit Bankabgleich und E-Mail-Versand 199 €, Pro 299 €. Monatlich ab 9,90 €. Die Mitgliedergrenze betrifft nur angelegte Mitglieder, für die Kassa allein sind keine nötig. Die ersten 14 Tage sind kostenlos. Alle Preise im Detail.
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