Freiwillige Feuerwehr und Umsatzsteuer - was auf die Rechnung gehört.

In den meisten Bundesländern ist eine Freiwillige Feuerwehr nach Landesrecht eine Körperschaft öffentlichen Rechts, so wie eine Gemeinde oder eine Kammer. Wie es in eurem Bundesland geregelt ist, zeigt die Übersicht weiter unten. Für die Umsatzsteuer hat diese Rechtsform eine klare Folge: Körperschaften des öffentlichen Rechts sind nach § 2 Abs. 3 UStG „nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art […] gewerblich oder beruflich tätig“.

Was ein Betrieb gewerblicher Art ist, steht in § 2 KStG: eine wirtschaftlich selbständige Einrichtung, die einer nachhaltigen privatwirtschaftlichen Tätigkeit von wirtschaftlichem Gewicht dient, um Einnahmen zu erzielen. Das Gegenstück ist der Hoheitsbetrieb, also eine Tätigkeit, die überwiegend der öffentlichen Gewalt dient. Was nicht zu einem Betrieb gewerblicher Art gehört, ist für die Umsatzsteuer nicht relevant.

Damit lassen sich die typischen Einnahmen einer Feuerwehr grob so einordnen:

Die folgenden Abschnitte erklären die einzelnen Zeilen. Zuerst geht es um den Unterschied zwischen nicht steuerbar und steuerfrei, der häufig zu Missverständnissen führt.

Auf der Rechnung sieht beides gleich aus, denn es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Rechtlich handelt es sich um zwei verschiedene Fälle.

• Nicht steuerbar heißt: Der Vorgang fällt gar nicht unter das Umsatzsteuergesetz, weil die Feuerwehr dabei nicht als Unternehmerin handelt.
• Steuerfrei heißt: Der Umsatz ist steuerbar, aber eine Befreiung greift. Das bekannteste Beispiel ist die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG mit ihrer Grenze von 55.000 Euro brutto im Jahr.

In vielen Unterlagen steht verkürzt, Feuerwehren seien „von der Umsatzsteuer befreit“. Für die Einsatzrechnung stimmt das Ergebnis, die Begründung aber nicht. Die Verkürzung hat Folgen:

• Der Hinweis auf der Rechnung ist ein anderer. Wer auf einer Einsatzrechnung auf die Kleinunternehmerregelung verweist, nennt den falschen Paragrafen.
• Nicht steuerbare Einnahmen zählen nicht in die Kleinunternehmergrenze. Dort zählen nur steuerbare Umsätze. Nicht steuerbare Kostenersätze bringen eine Feuerwehr deshalb nicht über die 55.000 Euro.
• Kein Vorsteuerabzug. Wo die Feuerwehr nicht als Unternehmerin tätig ist, kann sie auch keine Vorsteuer abziehen.

Was eine Feuerwehr für Einsätze und Beistellungen verrechnet, regelt die Tarifordnung des jeweiligen Bundeslands. In Niederösterreich legt sie der Landesfeuerwehrverband mit Genehmigung der Landesregierung fest (§ 80 Abs. 3 NÖ Feuerwehrgesetz 2015), in Oberösterreich beschließt die Landes-Feuerwehrleitung Richtsätze auf Grundlage des Oö. Feuerwehrgesetzes 2015. Nicht alles wird verrechnet: Die NÖ Tarifordnung 2026 sieht etwa Kostenfreiheit vor, wenn die Feuerwehr zur Leistung verpflichtet war und kein Kostenersatz vorgesehen ist, beispielsweise bei Elementarereignissen und bei der Rettung von Menschen und Tieren, sowie bei einem unbeabsichtigten falschen Alarm. Bei einem Fehl- oder Täuschungsalarm einer Brandmeldeanlage gilt die Kostenfreiheit dagegen nicht.

Zur Umsatzsteuer äußern sich beide Tarifordnungen ausdrücklich:

Für die typische Einsatzrechnung bedeutet das: keine Umsatzsteuer, aber ein Hinweis auf den nicht steuerbaren Umsatz. Die vorsichtigere Formulierung aus Niederösterreich zeigt jedoch, dass es auf die einzelne Leistung ankommt. Bietet eine Feuerwehr eine Leistung nachhaltig und mit wirtschaftlichem Gewicht wie ein Unternehmen am Markt an, kann daraus ein Betrieb gewerblicher Art werden. Im Zweifel gibt der Landesfeuerwehrverband Auskunft über die Praxis im eigenen Bundesland.

Viele Feuerwehren veranstalten jedes Jahr Feste, Bälle oder Frühschoppen, für die steuerlich eigene Regeln gelten. Eine Festveranstaltung ist eine privatwirtschaftliche Tätigkeit und damit grundsätzlich ein Betrieb gewerblicher Art. § 5 Z 12 KStG befreit solche Betriebe von Körperschaften öffentlichen Rechts aber von der Körperschaftsteuer, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Der Betrieb besteht ausschließlich aus geselligen oder gesellschaftlichen Veranstaltungen. Das Gesetz nennt etwa Feste, Bälle, Kränzchen, Feiern, Heurigenausschank und Wandertage.
2. Die Veranstaltungen dienen nach außen erkennbar der Förderung eines begünstigten Zwecks im Sinne der Bundesabgabenordnung, etwa der Anschaffung eines Löschfahrzeugs. Erkennbar heißt zum Beispiel: auf dem Plakat oder im Internet.
3. Die Erträge werden nachweislich für diesen Zweck verwendet.
4. Alle Veranstaltungen zusammen dauern im Kalenderjahr nicht länger als 72 Stunden.

Sind alle vier Punkte erfüllt, reicht die Befreiung über die Körperschaftsteuer hinaus: § 2 Abs. 3 UStG nimmt Betriebe, die nach § 5 Z 12 KStG befreit sind, ausdrücklich aus dem unternehmerischen Bereich heraus. Das Fest ist damit für die Umsatzsteuer nicht steuerbar, ebenso wie der Einsatz.

So werden die 72 Stunden gezählt. Maßgeblich sind die Stunden, in denen bewirtet wird, nicht die Kalendertage. Nachweisen lassen sie sich über den Bescheid oder die Anzeige der Veranstaltung, wenn darin die Zeiten angegeben sind. Fehlt ein solcher Nachweis, zählt die Veranstaltung durchgehend von Beginn bis Ende. Das Merkblatt „Feuerwehrfeste und Steuern“ des Oberösterreichischen Landes-Feuerwehrverbands enthält dazu ein Rechenbeispiel: Ein Fest von Freitag 19 Uhr bis Sonntag 17 Uhr verbraucht mit angezeigten Zeiten (Freitag und Samstag je 19 bis 3 Uhr, Sonntag 10 bis 17 Uhr) 23 Stunden, ohne Anzeige 46 Stunden.

Drei weitere Hinweise aus demselben Merkblatt:

• Ein gemeinsames Kontingent. Veranstaltungen der Feuerwehrjugend oder der Bewerbsgruppe zählen in dieselben 72 Stunden.
• Punschstand. Auch ein Ausschank beim Weihnachtsmarkt der Gemeinde zählt: Wer von 10 bis 20 Uhr ausschenkt, verbraucht 10 Stunden.
• Gemeinsame Feste mit Vereinen. Klärt vorher, wer veranstaltet und auf wessen Stunden das Fest geht.

Mehr als 72 Stunden. Laut Merkblatt betrifft das dann nicht nur die zusätzliche Veranstaltung: Es besteht volle Steuerpflicht für alle Veranstaltungen des Jahres. Die Feste sind dann ein Betrieb gewerblicher Art und umsatzsteuerbar. Ob Umsatzsteuer anfällt, entscheidet die Kleinunternehmerregelung: Bleiben die steuerbaren Umsätze der Feuerwehr unter 55.000 Euro brutto im Jahr, fällt keine Umsatzsteuer an. Wird die Grenze um nicht mehr als 10 Prozent überschritten, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende (USP).

Dazu kommen die Aufzeichnungspflichten. Eine Registrierkasse ist ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb Pflicht, sofern die Barumsätze 7.500 Euro überschreiten (§ 131b BAO). Für Feste, die alle vier Voraussetzungen erfüllen, besteht laut Merkblatt keine Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- oder Belegerteilungspflicht.

Für die Vermietung ist die Rechtslage eindeutig. Nach § 2 Abs. 3 UStG gilt „die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken durch öffentlich-rechtliche Körperschaften“ stets als Betrieb gewerblicher Art. Vermietet die Feuerwehr den Saal für eine Hochzeit oder die Fahrzeughalle für eine Veranstaltung, handelt sie als Unternehmerin, auch wenn das nur selten vorkommt.

Steuerbar bedeutet aber nicht automatisch 20 Prozent Umsatzsteuer. Die Vermietung von Grundstücken ist nach § 6 Abs. 1 Z 16 UStG grundsätzlich steuerfrei. Das Gesetz nennt Ausnahmen, etwa die Vermietung für Wohnzwecke, von Abstellplätzen für Fahrzeuge und von Maschinen und Vorrichtungen, die zu einer Betriebsanlage gehören. Auf die Befreiung verzichten kann die Feuerwehr nur eingeschränkt, nämlich soweit der Mieter die Räume nahezu ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 6 Abs. 2 UStG).

Wer regelmäßig vermietet oder mit dem Raum auch Ausstattung überlässt, klärt die Einordnung am besten einmal mit einer Steuerberatung. Für die Rechnung gilt in jedem Fall: Der Hinweis auf § 2 Abs. 3 UStG passt hier nicht, denn diese Vermietung liegt gerade nicht außerhalb eines Betriebs gewerblicher Art.

Die bisherigen Abschnitte setzen voraus, dass die Feuerwehr selbst eine Körperschaft öffentlichen Rechts ist. Das regelt jedes Bundesland in einem eigenen Gesetz, mit unterschiedlichem Ergebnis:

In Kärnten, Salzburg und Wien ist die Freiwillige Feuerwehr also keine eigene Körperschaft, sondern Teil der Gemeinde. Die Überlegungen dieses Artikels gelten dann sinngemäß für die Gemeinde, denn auch sie ist eine Körperschaft öffentlichen Rechts. Wer die Rechnung ausstellt und unter welcher Steuernummer abgerechnet wird, klärt ihr am besten mit dem Gemeindeamt oder dem Landesfeuerwehrverband. In Kärnten darf jede Freiwillige Feuerwehr außerdem selbstständig eine Kameradschaftskasse führen und dafür auch Veranstaltungen und Sammlungen durchführen (§ 5 Abs. 4 K-FWG 2021).

Damit der Empfänger versteht, warum keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht, gehört ein kurzer Hinweis dazu. Für die zwei häufigsten Fälle bei Feuerwehren passen diese Formulierungen: die erste für Einsätze und Kostenersätze, die zweite für einen Betrieb gewerblicher Art unter der Kleinunternehmergrenze.

Ist die Feuerwehr mit einem Betrieb gewerblicher Art umsatzsteuerpflichtig, braucht die Rechnung die üblichen Angaben nach § 11 UStG samt ausgewiesener Umsatzsteuer. Bei anderen Befreiungen, etwa bei der Vermietung, lautet der Hinweis anders. Die genaue Formulierung klärt ihr dann am besten mit der Steuerberatung.

Umgekehrt gilt: Wer Umsatzsteuer auf eine Rechnung schreibt, die er nicht schuldet, schuldet sie aufgrund der Rechnung (§ 11 Abs. 12 und 14 UStG). Eine Einsatzrechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer hat deshalb steuerliche Folgen.

Neben der Steuerfrage braucht die Feuerwehr eine laufende Kassaführung. Vereinsbuddy ist eine Vereinsverwaltung aus Österreich und bietet dafür folgende Funktionen:

• Rechnungen mit Steuerhinweis. Die Steuerregelung „Nicht steuerbar“ legt ihr als Voreinstellung fest und ändert sie bei Bedarf für einzelne Rechnungen, etwa für eine Vermietung. Vereinsbuddy setzt den passenden Hinweis automatisch auf die Rechnung, dazu einen QR-Code für die Überweisung.
• Buchhaltung. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entsteht aus den laufenden Buchungen. Dazu kommen ein Kassabuch für die Barkassa und Projekte mit eigener Bilanz, etwa für jedes Fest.
• Belege per KI. Eine Rechnung, etwa vom Getränkelieferanten, wird fotografiert oder als PDF hochgeladen. Die KI liest Händler, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, ihr prüft die Werte vor dem Speichern. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU.
• Bankabgleich mit KI. Das Feuerwehrkonto lässt sich über eine Bankschnittstelle verbinden, nur lesend. Die Umsätze werden automatisch übernommen, und die KI schlägt zu jeder Zahlung eine passende offene Rechnung vor, die Zuordnung bestätigt ihr. Mehr dazu beim Bankabgleich.
• Jahresabschluss für die Kassaprüfung. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kontostände zum Stichtag werden als PDF erstellt, auf Wunsch als ZIP mit allen Belegen.
• Import bisheriger Buchungen. Das bisherige Kassabuch aus Excel lässt sich über den Buchungsimport übernehmen, die Spalten erkennt eine KI.
• Mitglieder, Beiträge und Spenden. Auf Wunsch lassen sich auch Mitglieder mit Geburtstagen und Jubiläen, Beiträge und Spenden in Vereinsbuddy führen, am Computer oder in der App für iOS und Android.

Einsatzberichte und Ausbildung führt ihr weiter dort, wo es euer Landesfeuerwehrverband vorsieht. Vereinsbuddy kümmert sich um die Kassa. Eine Übersicht der Funktionen für Feuerwehren steht auf der Seite Buchhaltung für die Freiwillige Feuerwehr.