Auftragsverarbeitungsvertrag.

Der Verein (oder die Organisation), die ein Konto bei Vereinsbuddy führt, entscheidet allein darüber, welche Daten seiner Mitglieder, Spender und Kunden er erfasst und wie lange er sie aufbewahrt. Er ist damit Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO. Vereinsbuddy stellt nur die Software bereit und verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Vereins: Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Z 8 DSGVO. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt für diese Konstellation einen Vertrag, und das ist dieser hier.

Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 Abs. 7 DSGVO). Der Klauseltext ist unverändert übernommen. Ausgefüllt sind nur die Stellen, die der Beschluss selbst zum Ausfüllen vorsieht: die Wahlmöglichkeiten und die Anhänge I bis IV.

Der Vertrag gilt ab dem Zustandekommen des Nutzungsvertrags, also bereits ab der kostenlosen Testphase (AGB Abschnitt 20). Eine gesonderte Unterschrift ist dafür nicht nötig. Wer eine unterzeichnete Fassung für die Vereinsunterlagen braucht, bekommt sie kostenlos auf Anfrage an info@vereinsbuddy.at.

Widersprechen sich dieser Vertrag und die AGB, geht dieser Vertrag vor (Klausel 4). Wie Vereinsbuddy mit Daten umgeht, für die es selbst verantwortlich ist (etwa Rechnungsdaten des Kunden oder Website-Zugriffe), steht in der Datenschutzerklärung. Änderungen an den Anhängen, insbesondere ein Wechsel von Subdienstleistern, werden mindestens vier Wochen vorher an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse mitgeteilt.

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln") soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der genannten Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Die fakultative Kopplungsklausel des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/915 wird zwischen den Parteien nicht verwendet. Die Nummerierung der übrigen Klauseln bleibt unverändert, damit sie dem amtlichen Wortlaut entspricht.

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

7.1 Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2 Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4 Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten"). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5 Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten"), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzliche Garantien an.

7.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Allgemeine schriftliche Genehmigung: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann. Die vereinbarte Liste ist Anhang IV; die Mitteilung erfolgt an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche, im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist, das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8 Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung"), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche, unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679, den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;
3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln oder der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Verantwortlicher

Der Verein bzw. die Organisation, die ein Konto bei Vereinsbuddy führt. Name, Anschrift und Kontaktperson ergeben sich aus den im Konto hinterlegten Stammdaten (Dashboard, Einstellungen, Verein). Der Verantwortliche hält diese Angaben aktuell.

Kontaktperson ist die Person, die das Konto angelegt hat, oder eine von ihr benannte Person. Beitrittsdatum ist der Tag des Vertragsabschlusses, also der Registrierung; er ergibt sich aus den Kontodaten und aus der Registrierungsbestätigung per E-Mail.

Auftragsverarbeiter

Unterschrift und Beitritt

Der Beitritt beider Parteien zu diesen Klauseln erfolgt mit dem Abschluss des Nutzungsvertrags (AGB Abschnitt 20). Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht erforderlich. Eine unterzeichnete Fassung wird auf Anfrage kostenlos zur Verfügung gestellt.

Kategorien betroffener Personen

• Mitglieder des Vereins, einschließlich ausgetretener Mitglieder, solange der Verantwortliche deren Daten aufbewahrt
• Spender und Spenderinnen
• Kunden, Rechnungsempfänger und deren Ansprechpersonen
• Personen, die über einen Aufnahmelink des Vereins ihre Daten selbst eintragen
• Zahlungspartner aus den Umsätzen des Vereinskontos, sofern die Bankanbindung aktiviert ist
• Benutzerinnen und Benutzer des Vereinskontos, etwa Kassier, Schriftführerin oder Vorstand
• Personen, deren Daten in hochgeladenen Belegen, Rechnungen oder Vereinsdokumenten vorkommen

Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Geschlecht, Eintritts- und Austrittsdatum, Status
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vereinsbezogene Daten: Kategorien, selbst definierte Zusatzfelder, Notizen
• Beitrags- und Zahlungsdaten: Beitragsarten, offene und bezahlte Beiträge, Zahlungszeitpunkte
• Buchhaltungsdaten: Rechnungen, Buchungen, Konten, Projekte sowie hochgeladene Belege und Vereinsdokumente samt ihrem Inhalt
• Spendendaten: Spenderstammdaten, Geburtsdatum und Einwilligung zur Übermittlung an FinanzOnline nach § 18 Abs. 8 EStG, Spendenbeträge und Verwendungszweck
• Bankdaten bei aktivierter Bankanbindung: Betrag, Buchungsdatum, Verwendungszweck sowie Name und IBAN der Gegenpartei, Kontostand und IBAN des Vereinskontos
• Kommunikationsdaten: Empfänger, Betreff, Inhalt und Zustellstatus der über die Plattform versendeten E-Mails
• Zugangsdaten der Benutzer: E-Mail-Adresse, Passwort ausschließlich als Hash, wahlweise Anmelde-Identität von Google oder Apple, Zeitpunkte von Anmeldung und Änderungen

Sensible Daten

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ist nicht vorgesehen. Freitextfelder wie Notizen und selbst definierte Zusatzfelder lassen technisch jede Eingabe zu; der Verantwortliche entscheidet, was er dort erfasst, und stellt sicher, dass er für solche Daten eine eigene Rechtsgrundlage hat. Je nach Vereinszweck kann bereits die Mitgliedschaft selbst eine Information nach Art. 9 DSGVO sein, etwa bei kirchlichen oder gewerkschaftlichen Organisationen. Für alle Daten gelten die Maßnahmen aus Anhang III, insbesondere die Trennung nach Vereinen, die Beschränkung des Zugriffs auf das Notwendige und die Protokollierung von Änderungen.

Art der Verarbeitung

Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung an die vom Verantwortlichen bestimmten Empfänger, Einschränken, Löschen und Vernichten. Dazu kommen automatisierte Vorschläge durch KI-Dienste: Erkennung der Felder auf hochgeladenen Belegen und Rechnungen, Zuordnung von Bankumsätzen zu offenen Posten sowie Zuordnung von Spalten beim Import von Listen. Diese Vorschläge werden erst gespeichert, wenn der Verantwortliche sie bestätigt. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen findet nicht statt.

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Vereinsverwaltungs- und Buchhaltungssoftware, insbesondere Mitgliederverwaltung, Beitragswesen, Rechnungswesen, Spendenverwaltung samt Spendenbestätigungen, Buchhaltung und Jahresabschluss, Dokumentenablage, E-Mail-Versand an die vom Verantwortlichen bestimmten Empfänger sowie der optionale Abgleich der Umsätze des Vereinskontos. Weitere Zwecke verfolgt der Auftragsverarbeiter mit diesen Daten nicht; insbesondere nutzt er sie nicht für eigene Auswertungen, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.

Dauer der Verarbeitung

Für die Dauer des Nutzungsvertrags. Nach dessen Ende bleiben die Daten lesbar, damit der Verantwortliche sie ausleiten kann; gelöscht werden sie auf seine Weisung, spätestens jedoch nach Maßgabe von Klausel 10 Buchstabe d. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere § 132 BAO, bleiben unberührt. Sicherungskopien laufen automatisch aus: tägliche nach 30 Tagen, monatliche nach zwölf Monaten, jährliche nach sieben Jahren.

Die folgenden Maßnahmen setzt der Auftragsverarbeiter nach Art. 32 DSGVO um. Sie beschreiben den Stand zum Zeitpunkt der oben genannten Fassung.

Schutz der Daten während der Übermittlung

• Alle Verbindungen zur Plattform und zu den eingesetzten Diensten laufen ausschließlich über TLS (HTTPS), erzwungen über HSTS.
• Die native App nutzt dieselben verschlüsselten Verbindungen; Sitzungsschlüssel liegen dort im verschlüsselten Bereich des Geräts (Secure Enclave bzw. Keystore).
• Die Verbindung zur Datenbanksicherung läuft über SSH (SFTP).

Schutz der Daten während der Speicherung

• Die Datenbank mit Mitglieder-, Beitrags- und Buchhaltungsdaten liegt bei einem Anbieter in Frankfurt und ist dort im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt.
• Die tägliche Sicherung der Datenbank wird vor der Übertragung mit einem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt (X25519 und AES-256-GCM). Der zugehörige private Schlüssel liegt ausschließlich beim Auftragsverarbeiter und nicht auf den Servern; ohne ihn sind die Sicherungen unlesbar.
• Hochgeladene Belege, Rechnungen und Vereinsdokumente liegen in einem privaten Objektspeicher in Deutschland (Falkenstein) ohne öffentlichen Zugriff. Ein Abruf ist nur über die Anwendung nach Anmeldung und Prüfung der Vereinszugehörigkeit möglich. Eine zusätzliche Verschlüsselung dieser Dateien im Ruhezustand besteht derzeit nicht; die Off-Site-Kopie in Amsterdam ist serverseitig mit AES-256 verschlüsselt.
• Zugangsschlüssel für die Bankanbindung werden zusätzlich in der Datenbank verschlüsselt abgelegt (pgcrypto), Passwörter ausschließlich als Hash gespeichert.

Trennung der Daten verschiedener Vereine

• Jeder Datensatz trägt die Kennung des Vereins, dem er gehört. Jede lesende und schreibende Abfrage prüft serverseitig, ob der angemeldete Benutzer zu diesem Verein gehört.
• Clients haben keine eigenen Rechte an der Datenbank; jeder Zugriff läuft über den Anwendungsserver. In der Datenbank ist zusätzlich die zeilenbasierte Zugriffskontrolle aktiviert, ohne Freigaben für anonyme oder angemeldete Rollen.

Identifizierung und Autorisierung der Nutzer

• Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort oder über Google bzw. Apple; Sitzungen laufen über zeitlich begrenzte Token.
• Rollen: Ersteller des Vereins und eingeladene Benutzer mit Buchhaltungszugang. Einladungen erfolgen über Einmal-Links mit Ablaufdatum.
• Begrenzung der Anmeldeversuche und der Versandmengen pro Zeitfenster; in der App optional biometrische Sperre.
• Zugriff durch den Auftragsverarbeiter findet nur statt, soweit es für den Betrieb notwendig ist, also bei einer Support-Anfrage des Verantwortlichen oder zur Behebung einer Störung. Die dazu befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Protokollierung von Ereignissen

• Änderungen an Buchhaltungs-, Zahlungs- und Spendendaten, an Zugängen und Rollen sowie an der Bankanbindung werden mit Benutzer, Zeitpunkt und Vorgang protokolliert.
• Technische Server-Protokolle enthalten keine Mitglieder- oder Buchhaltungsdaten und werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Fehler- und Nutzungsauswertung laufen ohne personenbezogene Inhalte; in Sitzungsaufzeichnungen des Dashboards ist jeder angezeigte Text unkenntlich gemacht.

Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit

• Tägliche Sicherung der gesamten Datenbank an einen zweiten Ort in der EU, Aufbewahrung 30 Tage täglich, 12 Monate monatlich, 7 Jahre jährlich.
• Tägliche Off-Site-Kopie der hochgeladenen Dateien zu einem zweiten Anbieter in der EU, zusätzlich Versionierung mit 60 Tagen Vorhaltezeit.
• Überwachung der Sicherungen: Bleibt eine Sicherung länger als 26 Stunden aus, geht eine Warnung an den Auftragsverarbeiter. Die Wiederherstellbarkeit wird mit einem Prüfskript stichprobenartig getestet.
• Verfügbarkeitsüberwachung der Plattform im Fünf-Minuten-Takt.

Datenminimierung, Richtigkeit und Löschung

• Der Verantwortliche entscheidet selbst, welche Felder er nutzt; Zusatzfelder legt er selbst an.
• Einzelne Datensätze, Belege und Dokumente sind jederzeit im Produkt löschbar, ebenso das gesamte Vereinskonto samt Dateien.
• Exporte in CSV, PDF und ZIP stehen jederzeit zur Verfügung, auch nach Vertragsende.

Überprüfung der Maßnahmen

• Sicherheitsrelevante Aktualisierungen der eingesetzten Software werden laufend eingespielt.
• Änderungen am Code werden vor der Veröffentlichung automatisiert getestet; sicherheitsrelevante Bereiche sind durch eigene Tests abgedeckt.
• Die hier beschriebenen Maßnahmen werden überprüft, wenn sich die Verarbeitung wesentlich ändert, mindestens jedoch jährlich.

Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen

Zu Klausel 8 und Klausel 9 stellt der Auftragsverarbeiter konkret Folgendes bereit:

• Auskunft und Datenübertragbarkeit: Exporte aller Mitglieder-, Spenden-, Rechnungs- und Buchungsdaten in gängigen Formaten sowie eine Suche über alle Datensätze, damit der Verantwortliche Anträge nach Art. 15 und Art. 20 DSGVO selbst beantworten kann.
• Berichtigung und Löschung: Bearbeiten und Löschen einzelner Datensätze im Produkt, Löschen des gesamten Kontos mit Bestätigung. Auf Anfrage bestätigt der Auftragsverarbeiter eine Löschung schriftlich.
• Meldung von Verletzungen: Meldung an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse unverzüglich nach Bekanntwerden, in der Regel innerhalb von 48 Stunden, mit den Angaben nach Klausel 9.2 und einer Anlaufstelle für Rückfragen.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Bereitstellung dieser Beschreibung, der Liste der Subdienstleister und ergänzender Auskünfte zur Verarbeitung auf Anfrage.
• Nachweise: dieser Vertrag, die Datenschutzerklärung und diese Maßnahmenbeschreibung; weitere Auskünfte und Prüfungen nach Klausel 7.6.

Der Verantwortliche genehmigt die Inanspruchnahme der folgenden Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7 Buchstabe a). Mit allen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Änderungen dieser Liste werden mindestens vier Wochen vorher mitgeteilt.

Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einer Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung entsprechen bei allen Unterauftragsverarbeitern den Angaben in Anhang II, beschränkt auf die jeweils genannte Leistung.