Mitgliedsbeiträge einheben - so geht es im Verein richtig.

Der Mitgliedsbeitrag hat immer eine formale Grundlage. Das Vereinsgesetz verlangt, dass die Statuten die Art der Aufbringung der finanziellen Mittel regeln (Vereinsgesetz 2002). Dass es einen Beitrag gibt, steht also in den Statuten.

Die konkrete Höhe steht meist nicht in den Statuten, sondern in einer Beitragsordnung, die von der Mitgliederversammlung beschlossen wird. So lässt sich eine Beitragserhöhung per Beschluss umsetzen, ohne dass jedes Mal die Statuten geändert und beim Vereinsregister gemeldet werden müssen. Auch Beitragsklassen wie Vollmitglied, Jugend, Familie oder Förderer werden dort festgelegt.

Wann der Beitrag fällig ist, ergibt sich aus den Statuten oder der Beitragsordnung. Üblich ist eine jährliche Vorschreibung mit Zahlungsfrist, viele Vereine setzen den Beitrag etwa binnen vier Wochen nach Erhalt der Vorschreibung fällig.

Jedes Mitglied sollte eine nachvollziehbare Vorschreibung mit Betrag, Zweck, Frist und Zahlungsdaten bekommen. Sie ist die Grundlage, um bei Nichtzahlung mahnen zu können. Eine Vorlage für die Beitragsvorschreibung gibt es als Word und PDF. In Vereinsbuddy werden Beitragsarten einmal angelegt und dann allen Mitgliedern gemeinsam zugewiesen. Die Vorschreibung geht per E-Mail mit QR-Code an die Mitglieder (ab Tarif Standard), die Rechnung entsteht, sobald die Zahlung erfasst wird.

Für das Einheben gibt es zwei übliche Wege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wer den Anstoß zur Zahlung gibt.

Rechnung mit QR-Code. Der Verein schreibt den Beitrag vor und schickt jedem Mitglied eine Rechnung mit QR-Code. Das Mitglied scannt den Code mit der Banking-App und zahlt per Sofort-Überweisung, ohne Formular und ohne Mandat. In Vereinsbuddy wird der Beitrag zugewiesen und per E-Mail mit QR-Code vorgeschrieben (ab Tarif Standard). Nach der Zahlung schlägt der Bankabgleich (ab Tarif Standard) die Zuordnung des Zahlungseingangs zum offenen Beitrag vor.

SEPA-Lastschrift. Alternativ zieht der Verein den Beitrag direkt vom Konto des Mitglieds ein. Das läuft nicht über Vereinsbuddy, sondern über die Hausbank, und setzt drei Bausteine voraus (OeNB: SEPA-Lastschriftverfahren):

• Creditor-ID (CID): die Gläubiger-Identifikation des Vereins, einmalig bei der Hausbank zu beantragen. Sie muss bei jeder Lastschrift mitgegeben werden.
• SEPA-Mandat: die schriftliche Zustimmung jedes Mitglieds, dass der Verein einziehen darf. Jedes Mandat hat eine eindeutige Mandatsreferenz.
• Pre-Notification: die Vorabinformation an das Mitglied vor dem Einzug, dass und wann welcher Betrag eingezogen wird.

Zu den Fristen der Lastschrift: Bis wann eine Lastschrift vor dem Fälligkeitstag bei der Bank eingereicht sein muss, legt die Hausbank fest. Ein Mitglied als Verbraucher kann eine SEPA-Basislastschrift binnen acht Wochen ohne Angabe von Gründen zurückbuchen lassen.

Zahlt ein Mitglied nicht, ist dieser Ablauf üblich:

1. Erinnerung und Mahnung: eine freundliche Zahlungserinnerung, danach bei Bedarf eine förmliche Mahnung mit neuer Frist (Vorlage für Zahlungserinnerung und Mahnung).
2. Ausschluss: Zahlt das Mitglied dauerhaft nicht, kann es nach den Statuten ausgeschlossen werden, üblicherweise durch Beschluss des Vorstands. Die Voraussetzungen müssen in den Statuten stehen.
3. Rechtsschutz des Mitglieds: Gegen einen Ausschluss muss dem Mitglied die Anrufung einer Schlichtungseinrichtung des Vereins offenstehen (§8 Vereinsgesetz).

Der Ausschluss befreit nicht von der Zahlung. Die bereits fällig gewordenen Beiträge bleiben geschuldet, auch wenn das Mitglied den Verein verlässt.

Echte Mitgliedsbeiträge sind nicht umsatzsteuerbar. Solange der Beitrag die allgemeine Vereinstätigkeit finanziert und keine konkrete Gegenleistung an das einzelne Mitglied abgilt, fehlt der steuerbare Leistungsaustausch. Der Beitrag zählt damit auch nicht in die Kleinunternehmergrenze.

Gilt ein Beitrag tatsächlich eine konkrete Leistung ab, etwa ein Kursentgelt, das als Beitrag bezeichnet wird, kann Steuerpflicht entstehen. Wie die Umsatzsteuer im Verein grundsätzlich funktioniert, steht in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung im Verein, den Unterschied zwischen echten und unechten Beiträgen erklärt Mitgliedsbeitrag und Steuer.