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Kurz gesagt
Vereinsbuddy ist eine Vereinssoftware aus Österreich für Buchhaltung, Mitgliederverwaltung und Beiträge. Bei der Registrierung als Sportverein, etwa als Fußball-, Tennis- oder Schiverein, schlägt Vereinsbuddy passende Kategorien vor, zum Beispiel Trainer/Übungsleiter, Sportplatz/Halle, Wettkampfgebühren und Startgelder.
Belege liest eine KI aus, Bankbuchungen ordnet sie Rechnungen und Beiträgen zu (ab Standard), und bisherige Excel-Listen übernimmt sie mit automatischer Spaltenerkennung. Die Vorschläge der KI werden vor dem Speichern angezeigt und lassen sich ändern. Vereine mit mehreren Sektionen führen jede Sektion als eigenes Projekt.
Seiten für andere Vereinsarten: Musikvereine und Freiwillige Feuerwehren.
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Vereinsbuddy für den Sportverein auf einen Blick
| Bereich | Angaben |
|---|---|
| Buchhaltung | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 21 Vereinsgesetz, Kassabuch für die Barkassa, Konten mit Anfangssaldo, USt-Bericht |
| Kategorien für Sportvereine | Vorschläge für Ausgaben: Trainer/Übungsleiter, Sportgeräte, Sportplatz/Halle, Trikots/Ausrüstung, Wettkampfgebühren, Jugendförderung, Schiedsrichter. Für Einnahmen: Startgelder, Kursgebühren, Mitgliedsbeiträge, Förderungen, Sponsoring. Eigene Kategorien möglich |
| Belege per KI | Foto oder PDF: Die KI erkennt Händler, Datum, Betrag und Umsatzsteuer und schlägt eine Kategorie vor. Die Werte lassen sich vor dem Speichern prüfen |
| Bankabgleich mit KI | Verbindung zum Vereinskonto über eine Bankschnittstelle, nur lesend (ab Standard, 2 Konten, Pro 5). Die KI schlägt für jede Bankbuchung eine Zuordnung vor, etwa zu einer offenen Rechnung oder einem Mitgliedsbeitrag |
| Import mit KI | Kassabuch und Mitgliederliste aus Excel oder CSV, mit automatischer Spaltenerkennung. Ein Buchungsimport lässt sich rückgängig machen |
| Sektionen und Projekte | Sektionen, Turniere oder Trainingslager als Projekt mit eigener Bilanz |
| Mitglieder | Zusatzfelder wie Sektion, Mannschaft oder Trikotgröße, Kategorien wie Nachwuchs, Senioren oder Familie, Smart-Kategorien mit Regeln |
| Beiträge | Beitragsarten wie Erwachsenen-, Jugend- oder Familienbeitrag, Zuweisung an ganze Kategorien. Rechnungen mit QR-Code, Versand per E-Mail ab Standard, automatische Zahlungserinnerungen in Pro. Kein SEPA-Lastschrifteinzug |
| Umsatzsteuer | Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuer und Reverse Charge. Bei Umsatzsteuerpflicht Zuordnung zu den fünf Tätigkeitsbereichen |
| Spenden | Spendenbestätigungen als PDF, für spendenbegünstigte Vereine mit vorbereiteter Meldung an FinanzOnline |
| Jahresabschluss | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kontostände zum Stichtag als PDF, dazu ein ZIP mit allen Belegen für die Rechnungsprüfer. In allen Tarifen |
| App | Für iPhone und Android, Belege lassen sich direkt fotografieren |
| Preis | Light bis 100 Mitglieder 99 € im Jahr, Standard bis 250 Mitglieder 199 €, Pro bis 500 Mitglieder 299 €. Monatlich ab 9,90 €, 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten |
| Daten | Server in der EU, Datenbank in Frankfurt |
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Die Kassa im Sportverein
Typische Ausgaben eines Sportvereins sind Trainer und Übungsleiter, Hallen- und Platzmiete, Sportgeräte, Dressen, Wettkampfgebühren und Schiedsrichter. Einnahmen kommen aus Mitgliedsbeiträgen, Startgeldern, Kursen, Kantine, Sponsoring und Förderungen.
- Sektionen: Jede Sektion, etwa Fußball, Tennis oder Nachwuchs, bekommt ein eigenes Projekt mit eigener Bilanz. Eine Sektionskassa lässt sich als eigenes Konto führen.
- Förderungen: Förderungen von Gemeinde, Land oder Dachverband werden in einer eigenen Kategorie gebucht. Für den Nachweis einer einzelnen Förderung lässt sich ein Projekt anlegen. Die Abrechnungsregeln legt der Fördergeber fest.
- Barkassa: Das Kassabuch für Kantine oder Turnier läuft getrennt vom Bankkonto. Umbuchungen zwischen Kassa und Konto zählen nicht als Einnahme oder Ausgabe.
- Jahresabschluss: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kontostände zum Stichtag als PDF, dazu ein ZIP mit allen Belegen für die Rechnungsprüfer.
Details: Vereinsbuchhaltung und Kleinunternehmerregelung im Verein.
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Mitglieder, Mannschaften und Beiträge
Mitgliederlisten lassen sich aus Excel importieren. Zusatzfelder speichern Angaben wie Sektion, Mannschaft oder Trikotgröße.
- Smart-Kategorien: Kategorien lassen sich über Regeln zuweisen, zum Beispiel „Nachwuchs“ für alle unter 18 oder „Tennis“ für alle mit der Sektion Tennis. Ändern sich Alter oder Sektion, passt sich die Zuordnung an.
- Beiträge nach Kategorie: Erwachsenen-, Jugend- und Familienbeitrag werden einmal angelegt und ganzen Kategorien zugewiesen. Die Rechnungen enthalten einen QR-Code für die Überweisung, der Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge zu (ab Standard).
- Offene Beiträge: Vereinsbuddy zeigt offene Posten pro Mitglied. Zahlungserinnerungen per E-Mail gibt es ab Standard, automatische in Pro.
- Aufnahmelinks: Neue Mitglieder oder ihre Eltern tragen die Daten über einen Link selbst ein.
Details: Mitgliederverwaltung und Mitgliedsbeiträge einheben.
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Was Vereinsbuddy nicht macht
- Trainings- und Terminplanung sowie Mitglieder-App: Dafür gibt es eigene Programme, die sich parallel nutzen lassen, siehe Vergleiche.
- Registrierkasse: Einnahmen aus Kantine oder Turnier werden in Vereinsbuddy gebucht, eine Registrierkasse ersetzt Vereinsbuddy nicht.
- Abrechnung pauschaler Reiseaufwandsentschädigungen: Auszahlungen an Trainer und Übungsleiter werden als Ausgabe gebucht.
- SEPA-Lastschrifteinzug und Vereinswebsite: Beiträge werden per Rechnung mit QR-Code und Überweisung bezahlt.
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Häufige Fragen
Welche Software eignet sich für die Buchhaltung eines Sportvereins?
Die meisten Sportvereine führen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 21 Vereinsgesetz. Dafür genügt eine Vereinssoftware mit Kassabuch, Konten und Jahresabschluss. Vereinsbuddy enthält diese Funktionen, trennt Sektionen über Projekte und bietet Belegerkennung und Bankabgleich per KI.
Kann Vereinsbuddy mehrere Sektionen getrennt abrechnen?
Ja, über Projekte. Jede Sektion bekommt ein Projekt, Buchungen und Rechnungen werden ihm zugeordnet, und die Projekt-Bilanz zeigt Einnahmen und Ausgaben der Sektion. Eine Buchung gehört zu höchstens einem Projekt.
Ist Vereinsbuddy eine Registrierkasse?
Nein. Vereinsbuddy ist eine Software für Buchhaltung, Mitglieder und Beiträge und ersetzt keine Registrierkasse. Einnahmen aus Kantine oder Fest werden in Vereinsbuddy als Einnahme gebucht.
Kann Vereinsbuddy pauschale Reiseaufwandsentschädigungen abrechnen?
Nein, eine eigene Abrechnung dafür gibt es nicht. Auszahlungen an Trainer und Übungsleiter werden als Ausgabe gebucht, etwa in der Kategorie Trainer/Übungsleiter.
Was kostet Vereinsbuddy für einen Sportverein?
Light kostet 99 € im Jahr für bis zu 100 Mitglieder, Standard 199 € für bis zu 250 und Pro 299 € für bis zu 500 Mitglieder. Gezählt werden aktive und ruhende Mitglieder. Monatlich ab 9,90 €, die ersten 14 Tage sind kostenlos. Alle Preise im Detail.
Vereinssoftware aus Österreich
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14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.