Jahresabschluss kleiner Verein - die komplette Checkliste.

Das Vereinsgesetz 2002 (VerG) verpflichtet in §21 jeden Verein in Österreich zur Rechnungslegung, unabhängig von der Größe. Die Form der Rechnungslegung hängt von der Größe ab. Maßgeblich sind die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben, nicht der Umsatz:

Die weitaus meisten österreichischen Vereine fallen in die erste Kategorie: unter 1 Mio €, mit Pflicht zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensübersicht. Das ist die „sachgerechte Rechnungslegung“ nach §21 VerG, also ordentliche Aufzeichnungen, aus denen sich Einnahmen, Ausgaben und Vermögen nachvollziehbar ergeben.

Das Rechnungsjahr entspricht in aller Regel dem Kalenderjahr (1.1. bis 31.12.), außer die Statuten legen etwas anderes fest. Wichtig sind drei Fristen:

• Abschlusserstellung: binnen fünf Monaten nach Ende des Rechnungsjahres (§21 Abs 1 VerG), also bis 31. Mai.
• Prüfung durch Rechnungsprüfer: binnen vier weiteren Monaten, also spätestens bis 30. September.
• Generalversammlung: Das Leitungsorgan informiert die Mitglieder über die geprüfte Einnahmen- und Ausgabenrechnung (§21 Abs 4 VerG). Ob die Generalversammlung den Abschluss genehmigt, sowie Zeitpunkt und Rhythmus regeln die Statuten (meist jährlich).

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) listet alle Geldflüsse des Vereinsjahres auf, gegliedert nach Kategorien. Sie ist kein Kontenplan im BWL-Sinn. Auch Laien sollen daraus nachvollziehen können, woher das Geld kam und wofür es ausgegeben wurde.

Gliederung Einnahmen

• Mitgliedsbeiträge
• Spenden (ggf. nach Zweck getrennt)
• Subventionen (Gemeinde, Land, Bund, Europäischer Fördertopf)
• Veranstaltungserlöse (Konzert, Fest, Flohmarkt)
• Verkäufe (Merchandise, Noten, Gastro bei Veranstaltungen)
• Zinserträge
• Sonstige Einnahmen

Gliederung Ausgaben

• Miete/Betriebskosten Vereinsheim
• Betriebskosten (Strom, Wasser, Heizung, Telefon, Internet)
• Material und Verbrauch (Noten, Trikots, Werkzeug, Versicherung)
• Veranstaltungskosten
• Honorare (Dirigent, Trainer, Musiker; ggf. mit Nachweis)
• Reisekosten
• Werbung, Öffentlichkeitsarbeit, Homepage
• Mitgliedsbeiträge an Dachverbände
• Anschaffungen, etwa Instrumente oder Geräte
• Sonstige Ausgaben

Am Ende steht das Jahresergebnis: Einnahmen minus Ausgaben. Vereinsbuddy erstellt die EAR aus den laufenden Buchungen (im Dashboard unter Übersicht → „Finanzberichte“ → „E-A-Bericht“). Ohne Software hilft die Vorlage für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Excel und PDF.

Die Vermögensübersicht zeigt den Stand zum 31.12. Sie listet, was der Verein besitzt und was er schuldet:

Aktiva (Vermögen)

• Liquide Mittel: Kassenbestand, Bankkonten und Sparbücher, jeweils mit Kontonummer und Saldo am 31.12.
• Forderungen: noch nicht bezahlte Rechnungen, offene Mitgliedsbeiträge
• Anlagevermögen: Instrumente, Uniformen, Vereinsheim, Fahrzeuge (mit aktuellem Restwert, wenn abgeschrieben)
• Vorräte: Merchandise, Gastro-Bestand

Passiva (Schulden + Eigenmittel)

• Verbindlichkeiten: noch nicht bezahlte Rechnungen, Kredite
• Rücklagen: zweckgebundene Mittel, etwa für Instrumente oder eine Renovierung (Teil des Vereinsvermögens, keine Ausgabe)
• Vereinsvermögen: Vermögen abzüglich Verbindlichkeiten

Zur Kontrolle: Die Geldbestände in der Vermögensübersicht müssen mit den Kontoauszügen und dem gezählten Kassastand zum Stichtag übereinstimmen. Eine Vorlage für die Vermögensübersicht gibt es als Excel und PDF.

Zu jeder Ausgabe gehört ein Beleg, zu jeder Einnahme eine Rechnung oder Quittung. Die Bundesabgabenordnung (BAO, §132) verlangt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht.

Belege können in Ordnern auf Papier oder digital abgelegt werden, digital ist es ressourcenschonender und meist sicherer. Elektronisch gespeicherte Belege sind zulässig (§132 Abs 2 BAO), sofern:

• das Dokument unverändert archiviert ist (z. B. PDF aus dem Scanner)
• der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg jederzeit herstellbar ist
• der Zugriff innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist

In Vereinsbuddy werden Belege direkt an die Buchung angehängt. Das Jahresabschluss-ZIP enthält einen Ordner „Belege“ mit allen Scans, die Rechnungsprüfer können die Unterlagen am Computer durchsehen.

Jeder Verein muss mindestens zwei Rechnungsprüfer bestellen (§5 Abs 5 VerG), die unabhängig sein müssen, also keine Vorstandsmitglieder. Sie werden von der Generalversammlung gewählt.

Aufgabe der Rechnungsprüfer (§21 Abs 2 bis 4 VerG):

1. Prüfung der Finanzgebarung auf Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung, also Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Vermögensübersicht und Aufzeichnungen
2. Prüfung der statutengemäßen Verwendung der Mittel
3. Besonders eingehen auf ungewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben und auf Insichgeschäfte
4. Prüfung innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
5. Bericht an den Vorstand und ein allfälliges Aufsichtsorgan
6. Mitwirkung, wenn der Vorstand die Mitglieder in der Generalversammlung über die geprüfte Rechnung informiert

Den Prüfungsumfang legt das Gesetz nicht im Einzelnen fest. Üblich ist eine Prüfung in Stichproben, die die wesentlichen Bereiche abdeckt: Kontoauszüge mit den Buchungen vergleichen, Belege zu größeren oder ungewöhnlichen Ausgaben ansehen und offene Fragen mit dem Vorstand klären. Für den Bericht gibt es eine Vorlage als Word und PDF.

Die Generalversammlung (GV) ist das oberste Organ des Vereins (§5 VerG). Das Gesetz verlangt sie mindestens alle fünf Jahre (§5 Abs 2 VerG), die Statuten legen aber fast immer einen jährlichen Rhythmus fest.

Zum Jahresabschluss beschließt die GV:

1. Genehmigung des Jahresabschlusses (EAR + Vermögensübersicht)
2. Kenntnisnahme des Prüfberichts der Rechnungsprüfer
3. Entlastung des Vorstands: Damit sind die Vorstandsmitglieder für das abgelaufene Jahr aus der Verantwortung entlassen
4. ggf. Wahl neuer Rechnungsprüfer, wenn die Amtszeit endet

Die Entlastung des Vorstands regeln die Statuten, sie ist ein üblicher Tagesordnungspunkt. Bei Pflichtverletzungen haften Organwalter dem Verein nach §24 VerG.

Für den Bericht an die Mitglieder gibt es eine Kassabericht-Vorlage als Word und PDF.

Neue organschaftliche Vertreter, etwa ein neuer Vorstand, und eine geänderte Zustellanschrift gibt der Verein der Vereinsbehörde jeweils binnen vier Wochen bekannt (§14 Abs 2 und 3 VerG). Statutenänderungen sind der Vereinsbehörde anzuzeigen (§14 Abs 1 VerG). Unterbleibt eine dieser Meldungen, droht eine Geldstrafe bis 218 Euro, im Wiederholungsfall bis 726 Euro (§31 VerG). Einen Auszug aus dem Zentralen Vereinsregister gibt es online beim Innenministerium.

Zum Jahresabschluss selbst gibt es keine ZVR-Meldung. Eine Meldung ist bei neuen Vertretern, einer geänderten Zustellanschrift oder geänderten Statuten nötig. Neue Vertreter werden meist in der Generalversammlung gewählt.