01
Datei hochladen genügt
Die meisten Banken und Buchhaltungsprogramme können Umsätze als CSV- oder Excel-Datei exportieren. So eine Datei lädst du hoch, etwa den Kontoauszug oder das bisherige Kassabuch. Ein festes Format ist nicht nötig, die Spalten müssen nicht vorbereitet werden.
02
Die KI erkennt die Spalten - und die Richtung
Die KI liest neben den Spaltenüberschriften auch Beispielzeilen. Bei Spalten wie "Betrag1" und "Betrag2" oder "S" und "H" sagt die Überschrift wenig, erst die Werte zeigen die Bedeutung. Unterstützt werden die üblichen Varianten: eine einzelne Betragsspalte mit Plus und Minus, zwei getrennte Spalten für Einnahmen und Ausgaben oder Soll und Haben.
Entscheidend ist die Richtung, also was Einnahme und was Ausgabe ist. Wird sie falsch gelesen, kehrt sich die Jahresrechnung unbemerkt um. Bei einer einzelnen Betragsspalte fragt Vereinsbuddy deshalb ab, ob Beträge ohne Minuszeichen Einnahmen oder Ausgaben sind.
03
Vorschau mit Summen und Dubletten-Check
Bevor eine Zeile gespeichert wird, zeigt eine Vorschau die Summen der Einnahmen und Ausgaben und markiert mögliche Doppelbuchungen gegen bereits erfasste Zeilen. So lässt sich das Ergebnis vor dem Übernehmen mit dem eigenen Kassabuch vergleichen. Ein falsch zugeordneter Import würde sonst viele fehlerhafte Buchungen auf einmal erzeugen.
04
In einem Zug importieren - und alles rückgängig machen
Passt die Vorschau, werden alle Buchungen in einem Schritt angelegt. Stimmt danach etwas nicht, lässt sich der ganze Lauf direkt nach dem Import über „Rückgängig“ in der Erfolgsmeldung wieder entfernen, ohne einzelne Buchungen zu löschen.
Umstieg ohne Stichtag
Der Umstieg muss nicht zum Jahreswechsel erfolgen. Die bisherigen Buchungen des laufenden Jahres werden importiert, danach wird die Buchhaltung in Vereinsbuddy weitergeführt.
05
Wann Import, wann Bankabgleich
Der Buchungsimport ist der Weg über eine Datei, etwa für den Umstieg oder wenn deine Bank keine Schnittstelle bietet. Für den laufenden Betrieb gibt es den Bankabgleich: Das Konto wird verbunden, danach werden die Umsätze automatisch abgerufen. Beide Wege bringen dieselben Buchungen in die Vereinsbuchhaltung. Wie ein Kassabuch im Verein aufgebaut sein sollte, steht im Artikel zum Kassabuch im Verein.
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Häufige Fragen
Welche Dateien kann ich importieren?
Deinen Kontoauszug oder dein bisheriges Kassabuch als CSV- oder Excel-Datei. Die meisten Banken und Buchhaltungsprogramme bieten so einen Export an. Die KI erkennt die Spalten und schlägt die Zuordnung vor.
Erkennt der Import automatisch Einnahmen und Ausgaben?
Ja. Die KI liest neben den Spaltenüberschriften auch Beispielzeilen. So erkennt sie eine einzelne Betragsspalte mit Plus und Minus ebenso wie getrennte Spalten für Einnahmen und Ausgaben oder Soll und Haben und setzt die Richtung entsprechend. Bei einer einzelnen Betragsspalte fragt Vereinsbuddy zusätzlich ab, ob Beträge ohne Minuszeichen Einnahmen oder Ausgaben sind.
Was ist, wenn die Zuordnung falsch ist?
Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau die Summen und markiert mögliche Doppelbuchungen. Stimmt etwas nicht, korrigierst du die Zuordnung, oder du nimmst den ganzen Import direkt danach über „Rückgängig“ zurück.
Geht der Umstieg auch mitten im Jahr?
Ja. Du importierst die bisherigen Buchungen des laufenden Jahres und führst die Buchhaltung danach in Vereinsbuddy weiter. Auf den Jahreswechsel musst du nicht warten. Auch die Mitgliederliste und die Kundenliste lassen sich als CSV- oder Excel-Datei hochladen.
Buchungsimport
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