Vereinsfest ohne Registrierkasse - wann das geht.

Ein Fest eines gemeinnützigen Vereins ist ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Als kleines Vereinsfest gilt es, wenn die Voraussetzungen von § 45 Abs. 1a BAO erfüllt sind. Laut BMF heißt das (BMF-Fragen zu Vereinen, Frage 15):

• Mitglieder tragen das Fest: Organisation und Durchführung erfolgen im Wesentlichen, also zu mindestens 75 Prozent, durch Mitglieder oder deren Angehörige. Helfen Nichtmitglieder mit, etwa ein befreundeter Verein, muss auch ihre Mitarbeit unentgeltlich sein.
• Musik mit Obergrenze: Auftritte von Musik- oder Künstlergruppen sind unschädlich, wenn sie für Unterhaltungsdarbietungen höchstens 1.000 Euro pro Stunde erhalten.
• Verpflegung durch Mitglieder: Speisen und Getränke stellen grundsätzlich die Mitglieder bereit. Übernimmt das ein Unternehmer, etwa ein Gastwirt, gehört seine Tätigkeit nicht zum Vereinsfest.
• Höchstens 72 Stunden im Jahr: Alle solchen Veranstaltungen zusammen dürfen 72 Stunden im Kalenderjahr nicht überschreiten.
• Erlöse für den Vereinszweck: Die Überschüsse müssen den begünstigten Zwecken des Vereins dienen (§ 45 Abs. 1 BAO). Werden die Erlöse eines Feuerwehrfests zum Beispiel für eine Ausflugsfahrt verwendet, liegt laut BMF kein entbehrlicher Hilfsbetrieb vor (BMF-Fragen zu Vereinen, Frage 25).

Gezählt werden die Stunden mit gastgewerblicher Betätigung, also die Ausschankstunden. Nachweisen lassen sie sich über den Bescheid der Behörde, die die Veranstaltung bewilligt, oder über die Anzeige der Veranstaltung, wenn darin die Ausschankzeiten ausdrücklich stehen. Fehlt so ein Nachweis, gilt das Fest vom Beginn bis zum Ende als durchgehender Ausschank (BMF-Fragen zu Vereinen, Frage 16).

Hat ein Verein mehrere rechtlich unselbständige Ortsgruppen, gilt die Grenze je Ortsgruppe, die kleinste Einheit ist die Katastralgemeinde. Veranstalten mehrere gemeinnützige Vereine ein Fest gemeinsam, prüft jeder Verein für sich, und jedem wird die volle Stundenzahl des Festes angerechnet.

Für Umsätze aus kleinen Vereinsfesten begünstigter Vereine ist die vereinfachte Losungsermittlung zulässig (§ 3 Abs. 2 Barumsatzverordnung 2015). Dann besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs. 4). Das gilt nur, soweit keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, mit denen sich die Losung ermitteln lässt (§ 1 Abs. 1).

Vereinfacht heißt nicht formlos. Die Tageslosung wird aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand zurückgerechnet. Das muss nachvollziehbar dokumentiert sein und spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages erfolgen, für jede Kassa gesondert (§ 1 Abs. 2 und 3). In der Praxis heißt das:

1. Wechselgeld je Kassa vor dem Fest zählen und notieren.
2. Nach Schluss jede Kassa zählen, am besten zu zweit.
3. Endbestand minus Wechselgeld ergibt die Losung. Datum, Kassa, Beträge und Unterschriften auf einem Blatt festhalten.
4. Einkaufsbelege für Getränke, Speisen und Miete sammeln, sie sind die Ausgaben des Festes.

Für das Zählblatt und das spätere Kassabuch eignet sich die kostenlose Kassabuch-Vorlage.

Übernimmt ein Gastwirt die Verpflegung ganz oder teilweise, schadet das dem kleinen Vereinsfest nicht. Der Wirt tritt aber als eigener Unternehmer auf. Überschreitet er die Umsatzgrenzen, gilt für seine Umsätze die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Der Verein selbst ist davon nicht betroffen (BMF-Fragen zu Vereinen, Frage 24).

Fehlt eine der Voraussetzungen, etwa weil ein Unternehmen das Fest organisiert oder die 72 Stunden überschritten sind, liegt ein großes Vereinsfest vor. Es ist ein begünstigungsschädlicher Betrieb (BMF-Fragen zu Vereinen, Fragen 15 und 17). Die Folgen:

• Aufzeichnungen: Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht gelten schon unterhalb der Umsatzgrenzen. Ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro netto je Betrieb, davon mehr als 7.500 Euro netto bar oder mit Karte, ist eine Registrierkasse nötig. Die Grenzen werden je Betrieb ermittelt und nicht mit anderen Betrieben zusammengerechnet (BMF-Fragen zu Vereinen, Fragen 21 und 29).
• Belege: Ab 1. Oktober 2026 genügt ein elektronischer Beleg, den der Gast vor Ort mit seinem Handy abrufen kann. Auf Verlangen ist ein ausgedruckter Beleg auszuhändigen (§ 132a Abs. 1 BAO).
• Steuern: Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer nach den allgemeinen Regeln. Der Freibetrag von 10.000 Euro gilt für alle steuerpflichtigen Tätigkeiten zusammen (§ 23 KStG).
• Gemeinnützigkeit: Liegen die Umsätze aus begünstigungsschädlichen Betrieben im Jahr insgesamt nicht über 100.000 Euro, bleibt die Begünstigung des Vereins kraft Gesetzes erhalten (§ 45a BAO). Darüber braucht es eine Ausnahmegenehmigung des Finanzamts.

Das kleine Vereinsfest ist ein entbehrlicher Hilfsbetrieb. Es ist körperschaftsteuerpflichtig, der Verein behält aber seine Begünstigungen. Gewinne aus allen steuerpflichtigen Tätigkeiten bleiben bis 10.000 Euro im Jahr steuerfrei. Bei der Umsatzsteuer ist regelmäßig von Liebhaberei auszugehen, Umsatzsteuer fällt dann nicht an (BMF-Fragen zu Vereinen, Fragen 14 und 31). Wie sich die Sphären eines Vereins steuerlich unterscheiden, erklärt der Artikel Fünf Sphären, ein Verein.

Für Freiwillige Feuerwehren, die als Körperschaften öffentlichen Rechts organisiert sind, gelten eigene Voraussetzungen (BMF-Fragen zu Vereinen, Frage 26).

Ein Fest lässt sich am einfachsten auswerten, wenn alle Einnahmen und Ausgaben dazu gemeinsam erfasst sind. In Vereinsbuddy legst du dafür ein Projekt an, etwa „Zeltfest 2026“, und ordnest die Buchungen zu. Die Projektbilanz zeigt dann Einnahmen, Ausgaben und Saldo des Festes. Das Zählblatt des Kassasturzes lädst du als Beleg zur Buchung der Losung hoch.