Rechnungsvorlage für Vereine.

Grundsätzlich enthält eine Rechnung nach § 11 Abs. 1 Z 3 UStG diese Angaben:

1. Name und Anschrift des Vereins, der die Rechnung ausstellt
2. Name und Anschrift des Empfängers, bei einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro und einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen auch dessen UID-Nummer
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
4. den Tag der Leistung oder den Zeitraum, über den sie sich erstreckt
5. das Entgelt und den Steuersatz, bei einer steuerfreien Leistung einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt
6. den Steuerbetrag
7. das Ausstellungsdatum
8. eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung nur einmal vergeben wird
9. die UID-Nummer des Vereins, soweit er im Inland Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht

Wie das Schreiben heißt, spielt keine Rolle: Als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird (§ 11 Abs. 2 UStG).

Übersteigt der Gesamtbetrag 400 Euro nicht oder nimmt der Verein die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG in Anspruch, genügen neben dem Ausstellungsdatum weniger Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG): Name und Anschrift des Vereins, Menge und Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe und der Steuersatz.

Ein Kleinunternehmer ist von der Umsatzsteuer befreit und weist sie nicht aus. Steht in einer Rechnung an einen Unternehmer trotzdem ein Steuerbetrag, den der Verein nicht schuldet, schuldet er ihn auf Grund der Rechnung, außer er berichtigt sie (§ 11 Abs. 12 UStG). Wann ein Verein Kleinunternehmer ist, erklärt der Artikel Kleinunternehmerregelung im Verein.

Erbringt der Verein eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, muss er eine Rechnung ausstellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG). Ein Beispiel ist ein Inserat in der Vereinszeitung für einen Betrieb.

Echte Mitgliedsbeiträge sind dagegen kein Entgelt für eine Leistung und nicht umsatzsteuerbar. Für sie genügt eine Beitragsvorschreibung ohne Umsatzsteuer. Wann ein Beitrag als Entgelt gilt, erklärt der Artikel Mitgliedsbeitrag und Steuer.

In der Excel-Datei trägst du je Position Menge, Beschreibung und Einzelpreis ein. Positionsnummer und Betrag erscheinen automatisch, ohne Menge zählt die Position einmal. Darunter stehen Summe, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.

Für die Umsatzsteuer trägst du den Steuersatz als Zahl ein, zum Beispiel 20. Bleibt das Feld leer, rechnet die Vorlage ohne Umsatzsteuer. Die Datei enthält keine Makros und keinen Blattschutz, ein zweites Blatt erklärt die Angaben.

In Vereinsbuddy entsteht die Rechnung als PDF mit Vereinslogo und fortlaufender Rechnungsnummer, auf Deutsch oder Englisch. Ist die IBAN des Vereins hinterlegt, steht ein QR-Code für die Sofort-Zahlung darauf. Als Steuerregelung stehen Kleinunternehmer, Umsatzsteuer, Reverse Charge und nicht steuerbar zur Auswahl, den passenden Steuerhinweis druckt Vereinsbuddy auf die Rechnung. Ab dem Tarif Standard geht die Rechnung direkt per E-Mail hinaus, und bezahlte Rechnungen zählen ohne eigene Buchung als Einnahme. Details: Rechnungen für Vereine.