01
Was die Vorlage enthält
Die Excel-Datei hat zwei Blätter und ist leer, bis du sie ausfüllst:
- Kassabuch: Nummer, Datum, Beleg-Nr., Text, Einnahme, Ausgabe und Kassastand für 300 Zeilen. Nummer und Kassastand rechnet die Tabelle, ein negativer Kassastand erscheint rot. Oben trägst du den gezählten Kassastand ein, die Tabelle zeigt die Differenz.
- Hinweise: Anleitung und Rechtsgrundlagen.
Die PDF-Vorlage hat dieselben Spalten, eine Zeile für den Anfangsbestand, ein Folgeblatt mit Übertrag und unten Felder für den Kassasturz mit Unterschrift.
02
So füllst du das Kassabuch aus
- Trag Verein, Kassa und Zeitraum ein. Der Anfangsbestand ist der Kassastand zu Beginn des Zeitraums, meist der Endbestand des vorigen Zeitraums.
- Erfasse jede Einnahme und jede Ausgabe in einer eigenen Zeile, in der Reihenfolge, in der sie anfällt.
- Trag den Betrag ohne Vorzeichen in die Spalte Einnahme oder Ausgabe ein.
- Schreib die Beleg-Nr. auch auf den Beleg und leg die Belege in derselben Reihenfolge ab.
- Zähl die Kassa regelmäßig und vergleiche den gezählten Betrag mit dem Kassastand.
Einzahlungen auf das Vereinskonto und Abhebungen davon verändern den Kassastand, sind in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aber weder Einnahme noch Ausgabe. Eine falsche Zeile überschreibst du nicht, sondern trägst eine Korrekturzeile ein und nennst im Text die Nummer der ursprünglichen Zeile.
03
Was das Gesetz verlangt
Das Vereinsgesetz (§ 21 Abs. 1) verlangt ein Rechnungswesen, das den Anforderungen des Vereins entspricht, insbesondere die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Eine bestimmte Form für das Kassabuch schreibt es nicht vor.
Für steuerliche Aufzeichnungen gilt § 131 BAO: Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden, und Korrekturen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen. Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO).
Ob ein Verein zusätzlich eine Registrierkasse braucht, ist eine eigene Frage. Für unentbehrliche Hilfsbetriebe und kleine Vereinsfeste begünstigter Vereine ist die vereinfachte Losungsermittlung zulässig (§ 3 Barumsatzverordnung 2015). Mehr dazu im Artikel Kassabuch im Verein.
04
Die Kassa in Vereinsbuddy
In Vereinsbuddy ist die Kassa ein eigenes Konto. Barbuchungen werden diesem Konto zugeordnet, Belege lassen sich anhängen, und der Kontostand ergibt sich aus Anfangssaldo und Buchungen. Umbuchungen zwischen Kassa und Bankkonto zählen nicht als Einnahme oder Ausgabe. Ein bestehendes Kassabuch aus Excel lässt sich über den Buchungsimport übernehmen.
05
Häufige Fragen
Ist eine Excel-Tabelle als Kassabuch erlaubt?
Ja. Das Vereinsgesetz schreibt keine Form vor. Die Aufzeichnungen müssen aber laufend, vollständig und nachvollziehbar sein, und Korrekturen sollen den ursprünglichen Eintrag erkennbar lassen. In einer Tabelle erreichst du das mit Korrekturzeilen statt Überschreiben.
Darf das Kassabuch handschriftlich geführt werden?
Ja, dafür ist die PDF-Fassung gedacht. Für Einträge auf Papier gilt: keine leicht entfernbaren Schreibmittel wie Bleistift, keine leeren Zwischenräume, nicht radieren, und durchgestrichene Einträge müssen lesbar bleiben (§ 131 Abs. 1 Z 6 BAO).
Wie oft sollte die Kassa gezählt werden?
Das Gesetz nennt keinen Rhythmus. Üblich ist ein Kassasturz nach jeder Veranstaltung mit Bargeld, bei der Übergabe der Kassa und zum Ende des Rechnungsjahres. Der gezählte Betrag zum Stichtag geht in die Vermögensübersicht.
Wie lange muss das Kassabuch aufbewahrt werden?
Sieben Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden (§ 132 Abs. 1 BAO). Das gilt auch für die Belege.
Was tun, wenn die Kassa nicht stimmt?
Zuerst die Zeilen prüfen: fehlende Belege, Beträge in der falschen Spalte, nicht erfasste Einzahlungen auf das Konto. Bleibt eine Differenz, trägst du sie als eigene Zeile mit dem Text Kassadifferenz ein, damit Kassabuch und Kassa wieder übereinstimmen.
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